Guida pratica per l'utilizzo delle parti rapide di Autotext in Office 2010

Microsoft

DiAustin

Ultimo aggiornamento il13 settembre 2018

Hai mai lavorato in Microsoft Word o Outlook e hai scoperto che usi spesso lo stesso contenuto in più documenti? So personalmente che c'è un modo per risparmiare tempo e scrivere meno, sono un gioco. In Office 2010 possiamo usare il glossario e le parti rapide per risparmiare tempo e inserire automaticamente testo e campi o persino modificare le proprietà del documento. È particolarmente ideale per te addetti alle vendite o tecnici che inviano le stesse 10 e-mail ogni giorno! Diamo un'occhiata!

Che cos'è il glossario?

Il glossario è la parte più grande di Quick Parts e secondo Microsoft:

Il glossario è contenuto riutilizzabile che è possibile archiviare e accedere ancora e ancora. Clic Testo automatico per accedere alla galleria di glossario. È possibile salvare il glossario nella galleria del glossario selezionando il testo che si desidera riutilizzare, facendo clic su Testo automaticoe quindi facendo clic su Salva selezione nella Galleria di glossario

. Compilando le nuove informazioni sui blocchi predefiniti, si memorizzano i contenuti salvati per riutilizzarli ancora e ancora.

O in altre parole, il glossario è solo un pezzo di contenuto di testo che viene salvato in modo da poterlo inserire automaticamente nei tuoi documenti, e-mail e progetti con la semplice pressione di un pulsante. Risparmia molto tempo!

Cosa sono le parti rapide?

Secondo Microsoft:

La Galleria delle parti rapide è una galleria in cui è possibile creare, archiviare e trovare contenuti riutilizzabili, tra cui Testo automatico, proprietà del documento come titolo e autore e campi.

Vedremo più in dettaglio altre parti di Quick Parts in seguito, ma per ora, concentriamoci sul glossario.

Come creare una nuova voce di glossario
In Word 2010, le voci di glossario sono archiviate come blocchi predefiniti. Per creare una nuova voce, utilizzare il Crea nuovo blocco predefinito la finestra di dialogo.

1. Nel tuo documento, Selezionare il soddisfare (testo) che si desidera trasformare in una voce di glossario.

2.Clic il Inserire nastro e quindi Clic il Parti rapide pulsante. Quindi fare clic Salva selezione nella Galleria di glossario.

3. Inserisci le informazioni nel Crea nuovo blocco predefinito la finestra di dialogo:

• Nome: Digitare un nome univoco per la voce di glossario.
• Galleria: Seleziona il Testo automatico galleria.
• Categoria: Seleziona il Generale categoria o crea una nuova categoria.
• Descrizione: Digitare una descrizione del blocco predefinito.
• Salva in: Fai clic sul nome del modello nell'elenco a discesa. Ad esempio, fare clic su Normal.dotm

Questo è tutto ciò che serve per creare voci di glossario. Naturalmente è possibile creare set diversi per vari progetti e salvarli in diversi modelli di documento (file .dotm,) ma conserveremo quel lungo How-To per un altro articolo interessante.

Come eliminare una voce di glossario

4. Simile al passaggio 2 sopra, vai alla scheda Inserisci e nel menu Quick Parts> Autotext. Questa volta, tuttavia, lo farai Right-Click un Voce di testo automatico e poi SelezionareOrganizza ed elimina.

5.Clic il Voce di testo automatico che desideri rimuovere e quindi Clic il Elimina pulsante.

Utilizzo del glossario in Word 2010

6.a Inizia a digitare il testo contenuto in una voce di Testo automatico, man mano che ricevi la prima parola o così digiterai vedrai un piccolo popup che ti informa che puoi stampaaccedere per inserire la voce di glossario.

6.b In alternativa, puoi semplicemente digitare la prima coppia di lettere di una voce di Auto-testo e quindi stampaF3 per inserire la voce di glossario più simile.

Indipendentemente dal modo in cui decidi di utilizzare il glossario, il risultato dovrebbe essere lo stesso. La voce di glossario verrà aggiunta al documento nel modo predefinito specificato. Ovviamente puoi sempre usare il Parti rapide> pulsante Glossario sul Inserirenastro per inserire il glossario, ma ciò richiede tutti quei passaggi extra.

Che cos'è una parte rapida delle proprietà del documento?

Le parti rapide delle proprietà del documento forniscono un accesso rapido e semplice alle proprietà dei metadati del documento. Mentre il glossario è disponibile in Word e Outlook, le parti rapide delle proprietà del documento sono disponibili solo in Word 2010; il resto della suite è lasciato fuori.

7. Esistono diversi modi per accedere alle proprietà del documento. Il più veloce è dal File> Informazioni menù. Qui si può Clic il Proprietà per mostrare il pannello del documento, oppure puoi andare direttamente alla finestra delle proprietà avanzate del documento.

8.a Se hai optato per il pannello Proprietà documento, questo verrà visualizzato come una barra appena sopra l'area di lavoro del documento. Da un lato questo ti dà un modo rapido per modificare i metadati di un documento, ma ha il rovescio della medaglia di occupare MOLTO spazio sullo schermo.

8.b È inoltre possibile accedere alle Proprietà avanzate del documento dal Pannello documenti.

9. La finestra Proprietà documento avanzate è la stessa finestra che normalmente vedresti se tu Click destro un file di documento da Windows Explorer e Selezionato Proprietà. Nel Sommario scheda, è possibile modificare tutte le meta informazioni di un documento.

10. È possibile immettere le parti rapide delle proprietà del documento dalla barra multifunzione Inserisci in Word. Una volta inserito in un documento, utilizzerà tutti i dati disponibili per compilare automaticamente le informazioni richieste.

Si noti che funziona come una sincronizzazione dei dati. Se si modificano queste informazioni immesse, tale modifica si trova anche nelle proprietà avanzate del documento.

Sembra divertente? Provalo! Devo andare a giocare con altre nuove funzionalità di Office 2010!