Come creare un archivio di formati di documenti portatili (PDF / A)

PDF / A è uno standard rigoroso del Portable Document Format (PDF) di Adobe che i tribunali federali degli Stati Uniti richiedono per la presentazione e l'archiviazione (che è dove arriva la "A") dei documenti PDF. Ecco una semplice tecnica per creare PDF / Come il tribunale accetterà.

Il concetto alla base di PDF / A è semplice, ma le istruzioni fornite da vari fornitori sono terribilmente contorte. Ecco il modo semplice per farlo. Per il mio esempio, sto usando Adobe Pro 9.3, ma funziona con Adobe Standard 7 e versioni successive. Più è alta la versione, meglio è.

Innanzitutto, apri il PDF che desideri convertire in PDF / A. A prima vista, un normale PDF e un PDF / A avranno lo stesso aspetto. Le differenze sono sotto il cofano.

Scegli File / Salva come "Post script". Ha l'estensione .ps.

Ora chiudi il tuo PDF e apri Acrobat Distiller.

Scegli Impostazioni / Modifica impostazioni Adobe PDF.

Vai a Font per assicurarti di incorporare tutti i font nel tuo documento. In questo caso, ho già incorporato il mio.

Ora apri il tuo file PDF.ps. Solo aprendolo, Distiller lo convertirà automaticamente in un PDF / A conforme.

Ma è veramente conforme? Controlliamo.

Apri il tuo PDF appena creato in Adobe Pro (o Standard) ed esegui Preflight andando su Avanzate / Preflight.

Ora analizza. Scegli PDF / A-1b a meno che il tribunale non richieda diversamente.

Nessun problema trovato! I tribunali federali lo accetteranno. Verifica con il governo del tuo paese - se vivi fuori dagli Stati Uniti - per vedere se PDF / A è un formato richiesto dai suoi tribunali.

Se tu o la tua azienda fate un lavoro federale, questo nuovo requisito per l'archiviazione in PDF / A avrà sicuramente un impatto sul modo in cui create e lavorate con i documenti PDF.