Perché odio le dichiarazioni senza carta e come affrontarle

Come

DiDave Greenbaum

Ultimo aggiornamento il23 luglio 2019

Ogni due settimane mi sembra di incontrare un'azienda che mi incoraggia a passare alla fatturazione senza carta. Mi corromperanno, ma ho imparato il modo più duro per combattere questa "convenienza" e optare sempre per un conto reale. Quando ho perso la battaglia, ho sviluppato alcune utili strategie per prevenire i problemi.

Il punto vendita per la fatturazione senza carta

Ho sentito tutto. Il documento è rischioso. Qualcuno può strappare il conto dalla tua casella di posta e rubare la tua identità. Potrebbero rubarlo dal cestino. Oh no! Certo, una volta che vedranno il conto potrebbero rendersi conto che non hanno molto da rubare. La carta è scomoda. Pile di carta si accumulano e devono essere gestite. Se odi il disordine, odi la carta. Tu odi la seccatura di aprire una busta di carta e leggere un conto. Potresti ottenere un papercut! Soprattutto, senza carta è meglio per l'ambiente.

Meno carta significa meno uccisioni di alberi.

Tutti questi benefici hanno un po 'di verità. Un ladro potrebbe rubare informazioni dalla tua casella di posta e causare problemi. Potrebbero ottenere i numeri di conto e usarli in una truffa di social engineering mirata. Il foglio si accumula. So che devo archiviare quella roba ogni mese. Rispetto anche gli aspetti ambientali delle dichiarazioni elettroniche. Riciclo tutto e io odio la posta indesiderata.

La vendita soft e la vendita hard per farti cambiare

Alcuni venditori offrono la vendita soft. Mi inseriranno in un disegno per prodotti o servizi gratuiti. AT&T recentemente mi ha detto che avrei potuto ottenere un sacco di punti per il mio conto, ma solo se facessi la fatturazione senza carta. Alcuni posti mi hanno offerto crediti o buoni regalo. Ho ancora resistito.

La vendita più difficile è che non riesco a scaricare i dati finanziari su servizi come Mint o Quicken a meno che non vada senza carta. La mia banca ora addebita una commissione di $ 2,00 se desidero un estratto mensile. Immagino che la carta sia davvero costosa per loro.

L'argomento contro la fatturazione senza carta

Il National Consumer Law Center (NCLC) ha analizzato la fatturazione senza carta e ho riscontrato che il concetto non era favorevole al consumatore. Alcuni dei motivi sono ovvi come l'accesso alla banda larga e la competenza tecnica dei consumatori più anziani.

Anche gli esperti di tecnologia devono diffidare della fatturazione senza carta. Siamo tutti ingannati dall'email. A prima vista, non puoi dire se si tratta di una fattura o di una promozione nell'email. Se non stai attento a rinunciare ai messaggi di marketing, né tu né il tuo filtro antispam potreste essere in grado di dire la differenza.

Parlando di piccole dimensioni, poiché più persone controllano la posta elettronica sul cellulare, tali dichiarazioni sono più difficili da leggere. Se la tua fattura senza carta è solo un pdf, avrai bisogno di una visione straordinaria o di mani ferme per pizzicare e ingrandire ogni addebito. Più probabilmente, capirai che "sembra buono" e passerai alla prossima email. Se le tue fatture prevedono il pagamento automatico, non hai molte ragioni per leggere le tue dichiarazioni. Quella "convenienza" ti fa perdere errori che ti costano denaro. Se un ladro stesse testando la tua carta di credito, saresti sempre in grado di vedere quel piccolo addebito?

Le fatture cartacee ci ricordano che è prevista una fattura. Quando ricevi quel documento, ha una data di scadenza di cui devi occuparti. Puoi pubblicarlo nel frigorifero o delegarlo al coniuge o al commercialista. Il disordine e la gestione o la carta sono una caratteristica, non un bug. Questa funzione aiuta i familiari dei consumatori più anziani a tenere traccia delle fatture.

Infine, l'NCLC sottolinea che la carta è una registrazione permanente del tuo account. Quando c'è una controversia, hai un'istantanea a tempo. Se commettono un errore, hai la prova che hai pagato il conto. Se sei controllato, hai copie cartacee di tutto. Se un consumatore muore, quel record permanente aiuta i familiari a trovare gli account mancanti.

Quando i dati dell'account sono tutti elettronici, sono soggetti a tutti i rischi di computer ed email. Se perdi l'accesso alla tua email a causa di un hacker o di una violazione della password, perdi quelle fatture elettroniche. I venditori sottolineano che la posta fisica è un rischio. È più probabile che un'e-mail venga violata o intercettata rispetto a chiunque entri nella tua posta. Se prendiamo lo scenario di un membro della famiglia che passa, potrebbero essere necessarie settimane per entrare nella loro e-mail. Le fatture e le dichiarazioni fisiche continueranno a venire, e chiunque può aprirle.

Anche se sei diligente e conservi i PDF di tutte le tue fatture, potrebbero essere difficili da trovare. La maggior parte delle dichiarazioni che scarico hanno nomi generici come "statement_03_05_16" o qualcos'altro criptico. Posso usare Spotlight sul mio Mac per trovarli, ma non è sempre così.

Le mie orribili esperienze con la fatturazione senza carta

Ne ho alcuni. Inizierò con l'elaborazione della carta di credito per la mia attività. Quella società non ha fornito l'opzione per dichiarazioni fisiche. Sono tutti online. Un giorno hanno deciso casualmente di chiudere il mio account. Non sono sicuro del perché, ma penso che abbia qualcosa a che fare con il blocco della sicurezza che ho messo sul mio credito. Ho perso l'accesso a tutte le mie precedenti polizze di versamento. Non mi sono riconciliato per alcuni giorni e sono stato bloccato fuori dalle mie informazioni. Non sapevo chi avesse pagato per la mia attività. Il meglio che la società di trasformazione farebbe è dirmelo al telefono. Inoltre non avevo nulla da presentare al mio commercialista per le tasse di fine anno. Fortunatamente, tutto era in Quickbooks e ho avuto le nostre ricevute interne per ricreare tutto. Quell'incidente avrebbe dovuto insegnarmi a creare PDF dei miei estratti conto, ma non è stato così.

Dopo che Costco è passato da American Express a Citibank, sono stato nuovamente bruciato dalla fatturazione senza carta. Ero diligente e avevo i miei PDF da ogni mese. Poi mi sono impegnato e ho dimenticato per alcuni mesi. Quando sono andato a scaricarlo, ho colpito questa schermata.

Fortunatamente, quell'informazione era nell'account di Citibank, quindi fu evitata una crisi. Questo incidente mi ha fatto gridare al mio computer (ea me stesso) di essere responsabile della fatturazione senza carta.

Un'altra volta ho avuto una disputa con l'ufficio del mio medico. Hanno cambiato società di fatturazione. All'improvviso ho ricevuto una fattura di 4 anni fa che dicono che non è stato pagato. Quindi hanno minacciato la raccolta. Ovviamente, non ho potuto accedere al vecchio sistema di fatturazione online, anche se hanno affermato di poterlo fare. Non è stato fino a quando non ho inviato loro una copia della fattura via fax che avrebbero rimosso la tassa. Ho dovuto inviare un fax perché non accettano e-mail, sebbene le fatture vengano inviate tramite e-mail. Vai a capire.

La mia situazione non è unica. Quando chiudi un account, di solito perdi l'accesso a tali informazioni storiche. Se scopri un problema in seguito, come un sovraccarico, potresti avere difficoltà a dimostrare la tua innocenza. Un mio amico ha avuto questo problema quando ha restituito un set-top box alla sua compagnia via cavo. Il suo conto era impostato per il pagamento automatico tramite la sua banca e il suo ultimo conto era di $ 200 in più. Ha provato a chiamare la società via cavo, ma non aveva il numero di conto e non sono riusciti a trovare alcuna informazione su di lui. Solo il rappresentante del servizio clienti può trovare clienti attivi. Non è stato fino a quando non è passato alle raccolte che l'ha risolto.

Il modo giusto di accettare fatture senza carta

Se non ti costa, evitali

Come ambientalista, odio la carta in più. Per tutti i motivi sopra menzionati e i dettagli nell'articolo NCLC, opterò sempre per la carta. Nessuna somma di denaro mi convincerà a cambiare. Se mi fai pagare, probabilmente mi arrenderò. Distruggerò e riciclerò quelle dichiarazioni dopo qualche anno, quindi sono ancora un po 'ambientale.

Disattivazione del messaggio di marketing e creazione di filtri e-mail

Uno dei problemi con le dichiarazioni e-mail è l'ordinamento dei messaggi transazionali legittimi dai messaggi promozionali. Controlla la politica di ciascuna società relativa ai messaggi di marketing e disdire o annullare l'iscrizione dal maggior numero possibile. Non contrassegnarli come spam nel tuo programma di posta elettronica; il tuo programma di posta elettronica potrebbe trattare tutti i messaggi da loro come spam. Ciò significa che ti mancherà la tua dichiarazione.

In genere il messaggio e-mail con la tua dichiarazione avrà la stessa riga dell'oggetto. Contrassegno quel messaggio per non andare mai nella posta indesiderata. Ho impostato Gmail per assegnare a quel messaggio un'etichetta personalizzata e una stella, quindi mi ricorderò sempre di controllarlo.

Imposta promemoria per scaricare (e pagare) le fatture

Se stai eseguendo la fatturazione senza carta, non riceverai un promemoria nella posta che la fattura deve essere pagata. Poiché molte persone effettuano pagamenti automatici tramite un bonifico bancario o una carta di credito, è possibile ignorare completamente tale estratto conto mensile. Non commettere questo errore. Rischerai di perdere problemi con il tuo account.

Invece, tratta quell'e-mail mensile come un appuntamento sul tuo calendario. Impostalo come appuntamento ricorrente per scaricare le tue dichiarazioni dal fornitore. Se ti inviano il conto tramite e-mail e non hai nulla da scaricare, trasforma quell'e-mail in pdf e scaricalo sul tuo computer. Conservarlo in un'e-mail non è abbastanza sicuro se potessi perdere l'accesso al tuo account e-mail. Ogni mese è necessario scaricare una dichiarazione. Altrimenti, incontrerai tutti i potenziali problemi menzionati in precedenza. Non è necessario stamparli, ma non puoi fidarti che le informazioni saranno accessibili quando ne avrai bisogno. Ecco perché dovrai prendere il controllo.

Il mio conto di investimento pensionistico non ha una fattura in sé ma un estratto conto mensile. Ho impostato un promemoria ogni mese per scaricare tali informazioni. Anche se mi inviano un'email per ricordarmi di scaricare la mia dichiarazione, mi piace essere proattivo.

Ordina e classifica quelle dichiarazioni scaricate

Dopo aver scaricato un rapporto, la prossima cosa che faccio è cambiare il nome del file scaricato. Puoi creare la tua strategia, ma il mio è il nome del venditore, quindi gli ultimi quattro del numero di conto e quindi la data. Ad esempio, il mio estratto conto potrebbe essere Bank_1234_01_12_16.pdf. Quindi creo una cartella per ciascun account e la sposto lì. Ho ottenuto una chiazza di petrolio e usato nocciola per spostarli nella cartella in base al commerciante.

Eseguire il backup del computer

So che lo sei stato detto questo molte volte, ma potremmo anche ripeterlo. Sebbene sia improbabile che i tuoi record cartacei vengano distrutti, il tuo disco rigido potrebbe non funzionare o il tuo computer potrebbe essere colpito da un virus. Se non esegui il backup, non avrai i dati della dichiarazione storica se sono tutti elettronici.

Prova il software di gestione finanziaria come Mint o Quicken

Anche se hai i rapporti scaricati, potrebbe essere difficile trovare una transazione. Mi piace la sicurezza aggiunta che un programma online controlla la mia dichiarazione per me. Quando ho avuto problemi con il mio account Costco, sono stato in grado di trovare le cose di cui avevo bisogno in Mint.

Accetta ciò che non puoi cambiare

Altre aziende stanno passando a questa strategia senza carta, spingendo l'onere della gestione dell'account su di te. Se fai la tua parte nella gestione di queste dichiarazioni, proteggerai le tue risorse. La carta non è più sicura o più conveniente della carta, ma è l'inevitabile spostamento dei costi.