Cosa sono i file PST di Outlook e perché usarli... oppure no?

Quasi TUTTI quelli con cui parlo al lavoro si lamentano delle dimensioni del loro account di posta elettronica aziendale. Normalmente non è un problema (ma le persone si lamentano ancora) perché quando si avvicina una cassetta postale è il limite, la maggior parte i server di posta elettronica (come Microsoft Exchange) avviseranno l'utente in modo che possano ripulire la cassetta postale prima di server fa rispettare i loro limiti di dimensione limitando l'invio / la ricezione dal server.

Ora, questo è tutto Fine e Dandy FINO A... vai in vacanza per alcuni giorni, quegli avvisi di dimensioni e-mail vanno e vengono, e poi KABOOM !!! La tua casella di posta è COMPLETA e non puoi più inviare / ricevere l'e-mail dal tuo cellulare o persino OWA (Outlook Web Access) per quella materia. Ho ricevuto la chiamata un milione di volte. Il mio iPhone non può inviare email, aiuto!

• Quindi che si fa?
• Esiste una soluzione per queste cassette postali di dimensioni insufficienti?
• Cosa devo fare prima di andare in vacanza?

Ora ti presento il famigerato (secondo IT) File PST di Outlook.

Cosa sono i file .PST di Outlook?

• I file di dati di Outlook o .PST di Microsoft Outlook (come sono più noti) possono essere creati utilizzando Microsoft Outlook per spostare o copiare la posta elettronica e gli allegati dall'account della cassetta postale del server sul proprio locale PC. In sostanza, si tratta di un file di archiviazione o archiviazione locale creato per archiviare e-mail e allegati sul disco rigido del computer, sull'unità USB o sulla condivisione del server (a seconda di dove lo si crea e lo memorizza).

Quanto puoi archiviare in file .PST di Outlook?

• Prima di Outlook 2003/2007, i file .PST potevano contenere solo 2 Gigabyte di e-mail e allegati. Con Outlook 2003 e Outlook 2007, il formato è cambiato, consentendo ai file .PST di crescere in base alle dimensioni di oltre 20 Gigabyte, a meno che l'impostazione predefinita la configurazione è stata modificata.
• Onestamente, non lasciare che ricevano 20 concerti. È un tanto idea migliore per mantenere i tuoi file .PST non più grandi di qualche concerto. Se hai bisogno di più spazio di archiviazione, crea un nuovo file .PST invece di crearlo enorme Archivi .PST. Maggiore è il numero di file .PST maggiori sono le possibilità di corruzione e perdita di dati (più difficile sarà il backup dei cattivi.) Puoi allegare tanti .PST file sul tuo client Outlook di cui hai bisogno, quindi separa la tua posta elettronica in modo logico su più file .PST se devi archiviare più di qualche GIG e-mail.
• SUGGERIMENTO: se stai utilizzando file .PST per archiviare vecchie email, comprimile dopo aver copiato tutti i vecchi dati in esse. La posta elettronica di solito è solo testo, quindi si comprime MOLTO bene.

Come posso creare file .PST di Outlook?

• È FACILE, ecco alcune guide per Outlook 2007, 2013 e 2016.

Perché usare / creare file .PST? Benefici?

Dimensione cassetta postale

• Ricordi il primo paragrafo di questo articolo? La maggior parte degli amministratori di posta elettronica limita le dimensioni delle cassette postali aziendali. Maggiore è la casella postale, maggiore è lo spazio su disco di cui hanno bisogno, più hanno bisogno per eseguire il backup E più TEMPO hanno bisogno per eseguire quei backup.
• Se sei un email packrat (come me), una casella di posta da 200 Megabyte non la taglierà. Ecco dove arrivano i file .PST. Basta creare un file .PST e trascinare e rilasciare la tua e-mail al suo interno. Funzionano proprio come una normale cartella di cassette postali in Outlook. Trascinare e rilasciare. È semplice! Forum>.
• Le ultime versioni di Ricerca di Windows indicizzano la tua casella di posta E tutti i file .PST locali (configurabili) che consentono l'accesso quasi istantaneo a tutte le e-mail tramite le funzionalità di ricerca integrate in Microsoft Prospettiva.

Backup e Disaster Recovery

• Se non hai (o non ti fidi) di un amministratore di posta elettronica che esegue regolarmente backup del tuo server di posta elettronica, quindi copia la tua posta elettronica (sì, non è necessario SPOSTARE la posta in file .PST, è anche possibile copiarla) in un file .PST locale è un metodo rapido e semplice per garantire che la posta elettronica sia recuperabile in un server DR scenario.

portabilità

• I file .PST rendono la posta elettronica portatile. Ad esempio, supponiamo che tu voglia spostare le email da una casella di posta a un'altra. Ad esempio, forse stai cambiando lavoro e vuoi portare qualche vecchia email. O forse stai cambiando i provider host. O, forse vuoi copiare la tua e-mail personale e di lavoro in un file .PST, tenerlo su una piccola unità USB e tenerlo sempre con te. Come ho detto, i file .PST mantengono la posta molto portabile. E sì, quindi è un account GMAIL ma questo articolo non riguarda GMAIL :)

Sicurezza

• Sapevi che è quasi impossibile tenere traccia / controllare se il tuo ragazzo / dipartimento IT sta leggendo la tua email? Lo spostamento di e-mail "sensibili" o "riservate" dal server e-mail / Exchange in un file .PST locale aggiunge un livello di sicurezza.
• Nota: La maggior parte dei dipartimenti IT ha la capacità di acquisire i file .PST senza che tu lo sappia direttamente dal tuo disco rigido al lavoro. Per questo motivo, applicare ulteriore sicurezza sul disco rigido del computer è essenziale. Scriverò un articolo su questo argomento a breve ma per ora, dai un'occhiata Questo articolo. È un po '"GEEKY", quindi lo seguirò presto con un articolo che spiega alcune opzioni per proteggere i file .PST.

Quali sono gli svantaggi dell'utilizzo dei file .PST?

Accesso remoto

• Una volta è la posta mosso in un file .PST, non sarà più disponibile sul server utilizzando applicazioni di accesso remoto come OWA o telefoni cellulari che si sincronizzano con la tua casella di posta. Per accedere all'e-mail nei file .PST, è necessario utilizzare un client Microsoft Outlook completo. Una piccola unità USB può aiutare in queste situazioni. Tuttavia, non è ancora conveniente come lasciare la posta elettronica sul server.

Alla gente non piacerai ed è possibile che tu possa perdere il lavoro

• I file .PST nel tempo (a seconda della quantità di e-mail ricevuta / conservata) possono occupare MOLTO spazio sul computer locale o su una condivisione server, a seconda di dove li memorizzi. I ragazzi IT odiano tutto ciò che li fa lavorare su qualsiasi cosa a meno che non stia costruendo il loro curriculum, quindi mettere un sacco di dati da qualche parte che richiederà loro di acquistare più spazio su disco li sconvolge.
• I reparti legali e la maggior parte dei reparti di gestione dei record non amano i file .PST in quanto consentono all'utente finale di ignorare o ignorare facilmente le politiche di conservazione / distruzione dei documenti aziendali.
• Ai team di Corporate Information Security non piacciono nemmeno i file .PST perché se Legal lo richiede mai recuperare i dati per una causa o un mandato di comparizione, i file .PST possono esasperare il costo e lo sforzo dei dati recupero.

Sistema e prestazioni cerebrali

• Più e-mail hai, più e-mail sia tu che il tuo computer dovete tenere traccia ed elaborare.
• Poiché più e-mail e allegati vengono indicizzati da Ricerca di Windows (o da qualche altro indicizzatore di e-mail / sistema), l'indice sarà più grande e le ricerche impiegheranno più tempo.

Quindi, si spera, ho risposto a tutte le tue domande sui file .PST di Microsoft Outlook e ho coperto alcuni vantaggi e svantaggi di alto livello. Ma nel caso in cui mi sia perso qualcosa, non esitare a lasciare un commento o a pubblicare la tua domanda nella mia Forum.