Come salvare un foglio di calcolo Excel come PDF

Come

DiBen Stockton

Ultimo aggiornamento il15 aprile 2020

Sebbene alcuni file possano essere facilmente convertiti in altri formati, ciò non è vero per i file Excel. Mentre puoi incorporare dati Excel altrove, non è un formato che converte bene in altri formati di documenti come i PDF.

Ciò è in gran parte dovuto alla formattazione. I file Excel, con la sua struttura a griglia di celle, devono essere configurati in modo da consentire la presentazione dei dati senza perdere il layout. Per salvare un foglio di calcolo Excel come PDF, ecco cosa devi fare.

Impostazione del layout di pagina e progettazione in Excel

Sebbene i layout di pagina e i margini non siano generalmente visibili in Excel, esistono. Poiché un PDF è un formato di documento che mostra il contenuto su più pagine, è importante assicurarsi che i dati di Excel possano essere facilmente visualizzati senza che il layout venga interrotto.

Ecco perché cambiare il layout di pagina in Excel è la prima cosa che devi fare prima di poterlo salvare come file PDF. Per iniziare, apri il foglio di calcolo di Excel e premi il tasto 

Layout di pagina scheda sulla barra multifunzione.

Da qui, è possibile determinare i margini della pagina, l'orientamento, le dimensioni e l'area di stampa complessiva. Tutti e quattro gli elementi possono influire sulla visualizzazione del file Excel quando convertito in PDF.

Mentre i margini di pagina predefiniti dovrebbero essere accettabili, premere il tasto margini pulsante e selezionare una delle opzioni disponibili nel menu a discesa se si desidera modificarle. Puoi farlo se vuoi meno (o più) spazio bianco attorno ai bordi dei tuoi dati.

Per impostazione predefinita, Excel è impostato su a Ritratto orientamento della pagina. Se hai un gran numero di colonne, potresti voler passare a Paesaggio anziché.

Puoi farlo premendo il tasto Orientamento pulsante e selezionando una delle opzioni disponibili.

Le dimensioni della pagina avranno il maggiore impatto sulla quantità di dati Excel che puoi adattare su una singola pagina. Si basano su formati di carta fisici tipici.

premi il Taglia e seleziona una delle dimensioni di pagina dal menu a discesa. A4 è consigliato nella maggior parte dei casi come formato comune per consentire la stampa.

Impostazione delle opzioni di stampa dei file Excel

Quando tu seleziona un'area di stampa in Excel, determini le celle che desideri stampare. L'impostazione di questo consente anche di selezionare i dati che si desidera salvare nel file PDF se si sceglie di stampare direttamente su un file PDF.

Seleziona le colonne e le righe che desideri visualizzare nel tuo file PDF usando il mouse. Con i dati selezionati, fare clic su Layout di pagina> Area di stampa> Imposta area di stampa.

Se nella vostra area di stampa sono presenti molti dati (ad esempio, con un numero elevato di righe o colonne), è possibile modificare il numero di essi visualizzati in una singola pagina.

Seleziona un numero di righe o colonne nell'area di stampa, quindi imposta il Larghezza o Altezza opzioni sotto il Layout di pagina> Adatta alla pagina sezione a 1 pagina. È inoltre possibile modificare la percentuale di scala complessiva (la quantità di spazio che l'area di stampa utilizzerà per riempire una pagina) utilizzando il Scala scatola opzionale fornita.

È inoltre possibile apportare ulteriori modifiche al layout Excel finale premendo il tasto Stampa piastrelle pulsante.

Nel Impostazione della pagina finestra, cambia una delle opzioni disponibili elencate sotto Stampa e Stampa titoli sezioni. Qualsiasi modifica apportata verrà aggiunta al documento Excel convertito in PDF finale.

Conversione di un file Excel in un PDF

Esistono due modi per convertire un file Excel in PDF.

Il primo è salvarlo direttamente come file PDF: per fare ciò, premere File> Salva con nome e assicurati che PDF sia selezionato sotto Salva come tipo menu a discesa. stampa Salva una volta che sei pronto.

Gli utenti Windows possono anche stampare su un file PDF, salvando l'output della stampante su un file anziché stamparlo. Questo applicherà molte delle opzioni di stampa sopra al tuo file e utilizzerà l'area di stampa che hai impostato. Questa è una buona opzione se desideri salvare solo alcuni dei tuoi dati Excel in un file PDF.

Per fare ciò, premere File> Stampa e seleziona Microsoft Stampa su PDF dall'elenco delle stampanti. stampa Stampa una volta che sei pronto.

Nel Salva output di stampa come finestra che appare, selezionare dove salvare il file, assegnare un nome al file, quindi premere Salva per salvare il file.

Utilizzo di Excel Data altrove

Il salvataggio di un foglio di calcolo Excel come PDF è un modo per utilizzare i dati di Excel in un altro formato. È facile inserire dati Excel in PowerPoint, nonché esportarlo in altri software Office come Word.

Potresti anche essere in grado di farlo copia e incolla i dati di Excel in altri file e software senza perdere la sua formattazione, anche se il tuo chilometraggio può variare.

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