Come far risaltare le e-mail importanti in Outlook

Come

DiBen Stockton

Ultimo aggiornamento il11 gennaio 2020

Quasi tutti i dipendenti dell'ufficio devono gestire una e-mail ingombrante, una volta o l'altra. Per fortuna, gli utenti di Microsoft Outlook possono usufruire di varie funzionalità progettate per far risaltare le e-mail importanti.

Questi includono la formattazione condizionale e le categorie di colore per aggiungere caratteri e colori diversi alle e-mail. Ecco come utilizzare queste funzionalità in Outlook.

Utilizzo della formattazione condizionale in Outlook

La formattazione condizionale consente di impostare regole di formattazione per le e-mail di Outlook. Puoi impostare colori, caratteri e stili diversi per i tuoi messaggi e-mail così come appaiono nella posta in arrivo. Per iniziare, devi creare una nuova regola di formattazione condizionale.

In Outlook, fai clic su Visualizza> Visualizza impostazioni

nel Vista corrente categoria. Nel Impostazioni di visualizzazione avanzata finestra, fare clic Formattazione condizionale.

Creazione di una nuova regola di formattazione condizionale

Come vedrai dal Formattazione condizionale finestra delle impostazioni, Outlook utilizza già regole di formattazione condizionale per determinati scenari. Le e-mail non lette, ad esempio, verranno visualizzate con il testo blu utilizzando il carattere dell'interfaccia utente Segoe.

Per aggiungere la tua regola di formattazione condizionale, fai clic su Inserisci pulsante.

Assegna un nome appropriato alla tua regola, quindi fai clic su Font per impostare le opzioni di formattazione come carattere, colore e dimensione.

Clic ok per confermare le impostazioni del carattere.

Una volta impostato lo stile di formattazione per la regola, fai clic su Condizione pulsante.

Da qui, puoi impostare la regola da applicare automaticamente alle e-mail che contengono determinate parole chiave o alle e-mail inviate ao da determinati indirizzi e-mail.

Formattazione per indirizzo e-mail

Per aggiungere una regola che si applica alle e-mail di un mittente specifico, digitare l'indirizzo e-mail in A partire dal box, che separa più indirizzi e-mail con un punto e virgola. Puoi applicarlo a tutte le email inviate da un singolo sito digitando @ domain.com, sostituendo domain.com con il nome di dominio corretto.

Puoi anche farlo per le email che invii, piuttosto che ricevere, digitando l'indirizzo email nel Inviare a box invece.

Formattazione mediante ricerca per parole chiave

Per applicare la regola di formattazione condizionale alle e-mail che contengono parole, digitare la parola chiave (o le parole chiave) in Cerca le parole scatola.

Seleziona il Solo campo dell'oggetto nel menu a discesa in basso per cercare solo nel campo dell'oggetto le parole chiave scelte o il Campo dell'oggetto e corpo del messaggio opzione per cercare l'intera e-mail.

Regole avanzate di formattazione condizionale

È possibile creare ulteriori regole di formattazione complesse in Più scelte e Avanzate schede. Da qui, puoi applicare la tua nuova regola alle e-mail in base al loro stato di lettura, importanza, bandiera di follow-up, dimensioni e altro.

Ad esempio, per impostare la regola in modo che si applichi solo alle e-mail non lette, fare clic su Solo gli articoli che lo sono casella nel Più scelte scheda, quindi selezionare il Non letto opzione dal menu a discesa.

Nel Avanzate scheda, è possibile creare ricerche specifiche per la regola utilizzando quasi tutti i dati di Outlook disponibili. Facendo clic su campi L'opzione ti offre centinaia di opzioni tra cui scegliere. I campi più comuni sono elencati sotto Campi utilizzati di frequente categoria.

Clic Aggiungi alla lista per aggiungere questi criteri di ricerca avanzata alla regola di formattazione. L'esempio seguente mostra una ricerca avanzata per tutte le e-mail che contengono "Ben" in Soggetto campo.

Quando sei soddisfatto della regola, fai clic su ok per confermare, quindi ok per chiudere il file Formattazione condizionale finestra delle impostazioni.

Utilizzo delle categorie di email

Mentre è possibile categorizzare le e-mail di Outlook utilizzando le cartelle di ricerca, un altro modo per enfatizzare le tue e-mail importanti è applicare una categoria. Le categorie hanno un nome e un tag colore separati, che ti consentono di visualizzarli separatamente.

Un sistema di colore verde-giallo-rosso potrebbe aiutarti ad assegnare la priorità alle e-mail più importanti, ad esempio. Per impostazione predefinita, Outlook offre categorie in blu, verde, arancione, viola, rosso e giallo. Puoi modificarli o crearne uno tuo, usando colori e nomi alternativi.

Creazione o modifica di categorie

Per creare una nuova categoria o per modificarne una esistente, fare clic su Casa > Classifica> Tutte le categorie.

Clic Nuovo per creare una nuova categoria. Seleziona il colore della categoria dal menu a discesa, dandogli un nome in Nome casella sopra.

Clic ok per salvare la tua categoria.

Applicazione manuale di una categoria alle e-mail di Outlook

Per applicare manualmente una categoria a un messaggio di posta elettronica di Outlook, selezionalo nella vista delle cartelle di Outlook. Clic Home> Classifica, quindi fai clic sulla tua categoria.

La categoria verrà visualizzata come un quadrato colorato nella vista della cartella di Outlook predefinita, sopra l'ora e la data di ricezione. Il nome della tua categoria apparirà sotto l'oggetto dell'e-mail nella vista e-mail.

Per visualizzare le e-mail per categoria, fare clic su Visualizza> Categorie e scorrere fino alla sezione appropriata per la propria categoria.

Applicazione automatica delle categorie di Outlook

Puoi anche utilizzare le regole di Outlook per applicare automaticamente le categorie a determinate email. Per farlo, fai clic su File> Informazioni> Gestisci regole e avvisi.

Nel Regole e-mail scheda del Regole e avvisi menu, fare clic sul Nuova regola pulsante.

Selezionare Applica la regola ai messaggi che ricevo prima di fare clic Il prossimo.

Seleziona i criteri di ricerca per la regola della categoria di colore. Ad esempio, per applicare la regola alle e-mail da un determinato indirizzo e-mail o nome di dominio, fare clic su Da persone o gruppi pubblici casella di controllo.

Nel Passo 2 area sottostante, fai di nuovo clic sui criteri (sottolineato in blu). Accanto al A partire dal opzione in basso, digita il tuo indirizzo email o nome dominio.

Se Outlook trova l'indirizzo e-mail nella tua casella di posta esistente, selezionalo dall'elenco visualizzato, quindi fai clic su ok. In caso contrario, fai clic su Annulla. La regola verrà creata indipendentemente. Clic Il prossimo continuare.

Puoi impostare l'azione per la tua regola nella fase successiva. Fai clic per abilitare il "Assegna alla categoria categoria"Nell'opzione Passo 1 sezione.

Seleziona la categoria da assegnare a questa regola facendo clic su a categoria nel Passo 2 sezione sotto, prima di fare clic ok, poi Il prossimo.

La fase successiva consente di selezionare eventuali eccezioni a questa regola. Seleziona questi, come sopra, o fai clic Il prossimo continuare.

Nella fase finale, dai un nome alla regola della categoria di colore, quindi seleziona Esegui questa regola ora sui messaggi già in "Posta in arrivo" casella di controllo per applicarla in modo retrospettivo a tutte le e-mail esistenti.

Clic finire per creare ed eseguire la regola. La categoria di colore verrà applicata alle tue e-mail, secondo i criteri che hai selezionato.

Non perdere le tue email importanti di Outlook

L'uso delle categorie di colore e delle regole di formattazione condizionale è un ottimo modo per far risaltare le importanti e-mail inviate e ricevute in Outlook. Non dimenticare di aumentare la produttività di Outlook ancora di più utilizzando ulteriori regole di Outlook e follow-up flag per tenere traccia delle catene di posta elettronica e delle attività importanti.

Puoi anche utilizzare le parti rapide in Outlook per aggiungere rapidamente dichiarazioni comuni alle risposte e-mail.