Come rendere pubblici i documenti Google e gestire la tua condivisione

Google Documenti condivide con chiunque, ma ci sono più trucchi che semplici e-mail ai tuoi contatti. Le funzioni di condivisione e modifica sono ideali per collaborare a progetti con colleghi studenti, colleghi e amici o familiari. Tieni presente, tuttavia, che quando inviti altri a visualizzare i tuoi documenti, questi potrebbero essere in grado di condividerli anche con altri.

Esistono diversi modi per condividere Google Documenti con altri. Innanzitutto, hai la classica condivisione e-mail. Se stai utilizzando Google Documenti, puoi allegarli e inviare e-mail al tuo elenco di contatti automaticamente. Un altro modo consiste nell'utilizzare un "URL segreto", che consentirà a chiunque visiti tale URL di visualizzare e possibilmente persino modificare il documento. Diamo un'occhiata ad alcuni dei diversi modi.

Come condividere rapidamente i tuoi documenti di Google Documenti

La prima cosa che dovrai individuare è il Condividere menù; una volta che lo fai -Clic esso. Nel menu a discesa, vedrai alcune diverse opzioni per condividere i tuoi documenti con altri. Non dimenticare, qualsiasi cosa tu faccia in questo menu influenzerà solo i documenti in cui sei

verificato il casella di controllo.

Nella scheda Ottieni il link per condividere ci sono due impostazioni da regolare. La casella di controllo in alto consentirà a chiunque visiti il ​​link di vedere il tuo documento, anche se non dispone di un account Google Documenti. Il secondo link consentirà loro di modificare il tuo documento. Questa abilitazione significa che possono fare copie, condividerle con altri e modificare completamente il documento.

Fai attenzione a chi dai questo link. Se qualcuno condivide questo link con qualcun altro, la privacy del tuo documento potrebbe essere compromessa. Questo scenario è particolarmente vero se lo hai verificato per consentire a quella persona di modificare.

Il modo più sicuro condividere i tuoi documenti richiederà un po 'più di lavoro, ma in cambio ti garantirà un accesso specifico su chi può visualizzare e modificare il tuo documento. Dopo aver condiviso un documento con qualcuno utilizzando il Invitarepersone funzione, verrà visualizzato nei loro documenti Google come Condiviso con me. La funzione di condivisione della modifica è la stessa anche qui, quindi chiunque anche tu abbia i privilegi di modifica sarà anche in grado di farlo Condividere il tuo documento con altri.

Nota: la funzione che consente agli editor di condividere il documento può essere disabilitata nella scheda Autorizzazioni avanzate.

Tenere traccia delle modifiche!

Supponiamo che tu abbia concesso a qualcuno i privilegi per modificare il tuo documento e non sei sicuro di quali aggiornamenti abbiano cambiato? O forse hai condiviso il tuo Doc con solo un sacco di persone e qualcuno l'ha sabotato? La cronologia delle revisioni consente di visualizzare le modifiche apportate a un documento tra i salvataggi e anche chi lo ha modificato. Questa trasparenza aiuterebbe a mantenere le cose solide se sorgesse confusione!