Alternativa gratuita a NeatReceipts: iPhone + Google Documenti OCR

In passato, ci sono stato molto tentato di investire circa $ 200 verso NeatReceipts, il sistema di archiviazione da carta a digitale che probabilmente riconosci dal catalogo SkyMall. Il problema è che possiedo già uno scanner e non riesco proprio a spendere tanti soldi per un altro, indipendentemente da quanto più semplice mi renderà la vita. Ma dopo aver letto il post di grooveDexter su Google Aggiunta del supporto OCR per 34 lingue, Ho avuto un'idea. Perché non utilizzare le funzionalità OCR del mio iPhone e di Google Documenti e creare il mio sistema di archiviazione delle ricevute digitale? Posso semplicemente scattare foto delle mie ricevute e dei miei biglietti da visita, caricarle su Google Documenti per ottenerle OCR e quindi inserirle in una raccolta speciale, che posso cercare per parola chiave secondo necessità.

Per farla breve: Funziona. Sebbene non sia così liscio come immagino sia NeatReceipts, ha due grandi vantaggi:

1. Non è necessario uno scanner o un computer per acquisire documenti.
2. Suo gratuito.

Ecco come funziona l'intero sistema di archiviazione digitale di documenti OCR di Google Docs alternativo gratuito di NeatReceipts:

(Nota: come promemoria, OCR sta per Riconoscimento ottico dei caratteri e essenzialmente significa che Google Documenti può leggere il testo da un PDF o un'immagine e metterlo in formato modificabile e ricercabile in Google Documenti.)

Fase 1: raccolta di ricevute, biglietti da visita e documenti

Come sa chiunque abbia mai provato a implementare un sistema guidato dalla posta in arrivo, avere un sistema semplice e sempre disponibile "secchio"È la chiave. Ed è qui che questa alternativa mobile di NeatReceipts brilla davvero. Tutto ciò che serve è un telefono con una fotocamera, uno smartphone con Dropbox installato è ancora meglio, ma non richiesto.

Per raccogliere dati, semplicemente scattare foto dei tuoi biglietti da visita, ricevute o altri documenti cartacei che desideri archiviare nel cloud.

Questo è in realtà un passaggio davvero critico. Vuoi assicurarti di ottenere il tiro più chiaro possibile. Fai del tuo meglio per ottenere l'intero documento per riempire l'immagine. Assicurati che sia ben illuminato senza abbagliamento. Inoltre, assicurati che il testo sia a fuoco. Se è sfocato, troppo scuro o tagliato, riprendilo. Provalo in modalità orizzontale se funziona meglio.

Passaggio 2: sincronizzazione con il computer

Purtroppo al momento non esiste un modo semplice per inserire le tue foto in Google Documenti direttamente dal tuo iPhone. Ecco perché mi consiglia di utilizzare Dropbox, poiché ti consente di caricare foto direttamente nella tua cartella Dropbox. Puoi scattare la foto da Dropbox e caricarla immediatamente o caricare le foto esistenti dal rullino fotografico in una cartella di tua scelta.

Puoi ovviamente sincronizzare le tue foto alla vecchia maniera, usando iPhoto o Windows Live Photo Gallery. Ma parte del fascino di questa soluzione è che non è necessario essere collegati a una porta USB per farlo funzionare.

Passaggio tre: carica su Google Documenti

Ora, tutto ciò che devi fare è caricarlo su Google Documenti e abilitare le funzionalità OCR. Ma prima di farlo, è una buona idea creare una raccolta specifica per i documenti e le ricevute dell'OCR. Ciò renderà più semplice la ricerca in un secondo momento. Ho chiamato il mio "Ricevute / Biglietti da visita"Ma puoi nominare il tuo come preferisci.

Il prossimo, ClicCaricare…

... e scegli le ricevute e le istantanee che desideri caricare. La cosa chiave da fare qui prima Facendo clicInizia il caricamento è Dai un'occhiata la casella accanto Converti testo da file PDF o di immagine in documenti di Google Documenti. Inoltre, assicurati di scegliere la lingua nel menu a discesa in basso, se stai utilizzando una lingua diversa dall'inglese.

Quarto passaggio: cerca e organizza le tue ricevute digitalizzate

Tutto a posto! Ora hai i biglietti da visita e le ricevute in una cartella di Google Documenti archiviata e ricercabile. Aprine uno per vedere come ha fatto Google Documenti.

Ecco l'esempio che ho fatto. Come puoi vedere, ha estratto abbastanza facilmente il testo sullo sfondo bianco. Ha avuto qualche problema con il mio URL, ma nel complesso dichiaro questo sforzo "non troppo malandato“. Puoi esaminare e apportare correzioni a mano, se necessario.

L'aspetto importante è che questo file di immagine è ora ricercabile. Quindi, diciamo che 10 mesi dopo, voglio trovare il biglietto da visita del signor Jack Busch. Posso semplicemente recuperare Google Documenti e cercare nella mia raccolta Ricevute / Biglietti da visita il termine "Jack Busch.”

Pertanto, anche se l'OCR di Google Doc non è perfetto, è abbastanza buono da permetterti di trovare facilmente i documenti tramite una query di ricerca per parole chiave. Non importa come lo tagli, è molto più veloce e più facile che sfogliare un file cabinet alfabetico.

Conclusione

Va bene, dopo tutto questo, ammetto che voglio ancora comprare NeatReceipts. La mia idea è che è molto meglio analizzare il testo sui documenti e probabilmente farà un lavoro migliore per le pagine più grandi. Inoltre, l'OCR di Google Documenti ha una grande limitazione, in quanto può funzionare solo su documenti fino a 2 MB. Praticamente qualsiasi PDF supererà questo limite. Ma una soluzione alternativa è quella di convertire i tuoi PDF in dimensioni inferiori o profondità di colore (Li ho fatti il ​​33% e in scala di grigi) utilizzando uno strumento come Procedura guidata di conversione immagine batch snagit.

voi poteva anche provare Evernote, che ha anche l'OCR per riconoscere il testo nelle immagini, oltre a un'app mobile che ti consente di caricare direttamente dal tuo telefono. Ma nel complesso, ho scoperto che l'OCR di Evernote è un po 'brusco: non si converte proprio quando carichi, e non sono del tutto sicuro quando elabori le tue immagini. Per ora, Google Docs è il metodo più veloce, anche se comporta un ulteriore passaggio per il caricamento.