Come organizzare Gmail: 6 suggerimenti

Come

DiAdam Davidson

Ultimo aggiornamento il14 dicembre 2022

Hai paura di aprire il tuo Gmail perché è un tale casino? Hai migliaia di email non lette che hai sempre avuto intenzione di gestire in seguito? Ti sei perso un'email importante perché si è persa tra tutte le altre email non lette?

Se questo suona familiare, non tutto è perduto. Gmail ha alcuni strumenti molto utili che possono aiutarti a rimettere in forma la tua casella di posta e forse anche a realizzare il sogno finale: posta in arrivo zero.

Ecco alcuni suggerimenti utili su come organizzare Gmail.

1. Scegli il tipo di casella di posta corretto

Se non hai approfondito le impostazioni di Gmail, è probabile che tu stia ancora utilizzando la posta in arrivo predefinita. Potresti anche non sapere che ci sono diversi tipi di posta in arrivo che puoi usare. La scelta del tipo di casella di posta corretto può fare un'enorme differenza nell'aiutarti a organizzare Gmail. Diamo un'occhiata alle tue opzioni.

Posta in arrivo predefinita

Questo è l'aspetto standard di Gmail. Hai delle schede nella parte superiore della pagina per la posta in arrivo principale, le promozioni e i social.

Importante Primo

Un modo efficace per assicurarti di essere sempre aggiornato sulle tue e-mail più importanti, Important First apprende quali e-mail apri di più e a cui rispondi, oltre a utilizzare altri spunti per inserire quelle che ritiene essere le email più importanti nella parte superiore del tuo posta in arrivo.

Prima non letto

Se non apri sempre tutte le email in ordine, questo tipo di casella di posta può essere molto utile. La tua posta è divisa in due sezioni; le email non lette nella sezione superiore e quelle che hai aperto di seguito.

Prima stellato

Se desideri controllare quali e-mail sono considerate le più importanti, Starred First ti consente di posizionare tutti i messaggi che hai contrassegnato come speciali in primo piano e al centro. Come con Unread First, i tuoi messaggi sono divisi in due sezioni.

Posta prioritaria

Questo divide il tuo Gmail in un massimo di quattro sezioni diverse e ti consente di personalizzarle da opzioni come Non letto, Importante e Non letto e Speciali.

Posta in arrivo multipla

Se una casella di posta non è sufficiente per te, puoi ordinare la posta in più caselle di posta diverse. Puoi creare diversi criteri di ricerca per ogni casella di posta in modo che tutta la tua posta finisca nella casella di posta che desideri.

Come cambiare il tipo di posta in arrivo di Gmail

Passare a un diverso tipo di casella di posta è facile e veloce. Puoi scegliere e personalizzare il tipo di casella di posta tramite le impostazioni di Gmail.

Per cambiare il tipo di casella di posta in Gmail:

1. Clicca il Impostazioni icona.
   
2. Nel Impostazioni rapide pannello, scegli il tipo di casella di posta.
   
3. Se scegli Predefinito, PrioritàPosta in arrivo, O Posta in arrivo multipla puoi cliccare personalizzare per scegliere le opzioni per la posta in arrivo scelta.
4. Quando hai finito, fai clic su X nella parte superiore del menu.

2. Usa le etichette

Gmail ha una serie di etichette predefinite come Importanti e Inviate che vengono applicate alle tue email, ma puoi creare le tue etichette per mantenere organizzata la tua casella di posta. La creazione di etichette per categorie come Amici e Lavoro consente di accedere rapidamente a tipi specifici di e-mail facendo clic sull'etichetta nella barra laterale.

Per creare nuove etichette in Gmail:

1. Clicca il Impostazioni icona.
   
2. Clicca il Vedi tutte le impostazioni pulsante.
   
3. Seleziona il Etichette scheda.
   
4. Clic Crea nuova etichetta.
   
5. Inserisci un nome per la tua etichetta.
   
6. Se vuoi nidificarlo sotto un'altra etichetta, controlla il file Nidifica etichetta sotto casella e selezionare l'etichetta in cui si desidera nidificarla.
   
7. Clic Creare. La tua etichetta apparirà ora nella barra laterale.
   
8. Per applicare l'etichetta a un'e-mail, fai clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio, passa il mouse sopra Etichetta comee seleziona la tua etichetta.
   
9. Puoi anche aggiungere un'etichetta aprendo la posta e facendo clic su Etichette icona nella parte superiore dello schermo.
   
10. Seleziona la tua etichetta e clicca Fare domanda a.
    
11. Puoi anche utilizzare i filtri per applicare le etichette. Puoi saperne di più sui filtri di seguito.

3. Archiviare, non eliminare

Nella ricerca della posta in arrivo zero, può essere soddisfacente premere Elimina su tutte le email che non ti servono più. Va bene finché non ti rendi conto che un'e-mail è necessaria per accedere a un'e-mail che hai già eliminato.

È qui che entra in gioco l'archiviazione. L'archiviazione della tua email la sposterà fuori dalla tua casella di posta, così potrai comunque raggiungere il tuo obiettivo di posta in arrivo zero. Ma i messaggi archiviati saranno ancora tutti ricercabili, quindi se ne avrai bisogno di nuovo, potrai recuperarli facilmente. L'archiviazione è facile quanto l'eliminazione una volta che sai come fare ed è un modo semplice per aiutarti a organizzare il tuo Gmail.

Per archiviare un'email in Gmail:

1. Apri l'e-mail che desideri archiviare.
2. Nella parte superiore dello schermo, fare clic su Archivio icona.
   
3. La tua email non comparirà più nella tua casella di posta, ma potrà ancora essere trovata nel Tutte le mail visualizzare e apparirà nei risultati di ricerca.
4. In alternativa, per archiviare più di un'e-mail alla volta, puoi selezionare più e-mail nella posta in arrivo e fare clic con il pulsante destro del mouse su una di esse, quindi selezionare Archivio.

4. Invia e archivia

Se sei un fan dell'archiviazione, puoi utilizzare uno strumento utile che archivierà un messaggio non appena lo invii. L'e-mail rimarrà nascosta a meno che il destinatario non risponda, a quel punto riapparirà nella tua casella di posta. Questa utile funzione è disabilitata per impostazione predefinita.

Per attivare Invia e archivia in Gmail:

1. Clicca il Impostazioni icona.
   
2. Clicca il Vedi tutte le impostazioni pulsante.
   
3. Seleziona il Generale scheda.
   
4. Clicca il Mostra il pulsante "Invia e archivia" nella risposta pulsante.
   
5. Scorri verso il basso fino alla parte inferiore dello schermo e fai clic Salvare le modifiche.
6. Quando rispondi a un'e-mail, ora vedrai l'opzione Invia e archivia la tua e-mail.
   

5. I filtri sono tuoi amici

I filtri di Gmail possono essere utilizzati per mantenere la posta che non ti interessa fuori dalla tua casella di posta. Puoi impostare filtri per applicare etichette a e-mail specifiche o per inviare quelle fastidiose "barzellette" che la tua prozia ti manda direttamente nella spazzatura. Se vuoi organizzare il tuo account Gmail, imparare a utilizzare i filtri è essenziale.

Un utile esempio di filtro consiste nel fare in modo che tutte le email di newsletter vadano direttamente nel tuo archivio.

Per fare in modo che le email delle newsletter saltino la posta in arrivo in Gmail:

1. Clicca il Opzioni di ricerca icona nella barra di ricerca.
   
2. Nel ha le parole tipo di campo tuiscriviti.
   
3. Clic Crea filtro.
   
4. Controlla il Salta la posta in arrivo (archiviala) scatola.
   
5. Clic Crea filtro.
   
6. Ora nella tua casella di posta non verranno visualizzate e-mail con la parola "annulla iscrizione", ma possono ancora essere trovate nella Tutte le mail cartella.

6. Posponi le email non urgenti

Se un'e-mail deve essere gestita ma non è una priorità, può essere fin troppo facile dimenticarsene perché viene sepolta sotto una montagna di altre e-mail. Posticipare la tua email la riporta in cima alla tua casella di posta in un momento a tua scelta.

Per posticipare un'email in Gmail:

1. Passa il mouse sopra l'e-mail che desideri posticipare.
2. Clicca il Posticipare icona.
   
3. Seleziona una delle opzioni predefinite o scegli la tua data e ora facendo clic Scegli data e ora.
   
4. L'e-mail viene rimossa dalla posta in arrivo ma tornerà in cima alla posta in arrivo all'ora e alla data specificate.

Ottieni di più da Gmail

Imparare a organizzare Gmail garantisce che tu sia responsabile delle tue e-mail, piuttosto che che le tue e-mail siano responsabili di te. Ci sono molti altri trucchi per aiutarti a ottenere di più dal tuo account Gmail.

Puoi imparare a farlo rapidamente trova le email non lette in Gmail. Puoi separare le email se trovi difficile seguire la visualizzazione della conversazione. Non solo, ma puoi anche creare una mailing list di gruppo per inviare rapidamente e-mail a più persone contemporaneamente.

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