Cosa sono i file PST di Outlook e perché usarli... o no?

Spiegatore

DiSteve Krause

Ultimo aggiornamento il27 ottobre 2021

Quasi tutti quelli con cui parlo al lavoro si lamentano delle dimensioni del proprio account di posta elettronica aziendale. Normalmente non è un problema (ma le persone si lamentano ancora) perché quando una casella di posta si avvicina al limite, la maggior parte i server di posta elettronica (come Microsoft Exchange) avviseranno l'utente in modo che possa ripulire la casella di posta prima del server fa rispettare i loro limiti di dimensione limitando l'invio/ricezione dal server.

Ora, questo è tutto Fine e Dandy FINO a quando... vai in vacanza per alcuni giorni, quegli avvisi sulle dimensioni delle email vanno e vengono, e poi bam! La tua casella di posta è piena e non puoi più inviare/ricevere l'e-mail dal tuo cellulare o anche da OWA (Outlook Web Access). Ho ricevuto la chiamata un milione di volte. Il mio iPhone non può inviare e-mail, aiuto!

• Quindi che si fa?
• Esiste una soluzione a queste cassette postali di dimensioni insufficienti?
• Cosa devo fare prima di andare in vacanza?

Ora ti presento il famigerato (secondo IT) File PST di Outlook.

Cosa sono i file .PST di Outlook?

• È possibile creare file di dati di Outlook o file .PST di Microsoft Outlook (come sono più noti). Microsoft Outlook per spostare o copiare e-mail e allegati dall'account della casella di posta del server al tuo locale PC. In sostanza, è un file di archivio o di archiviazione locale che crei per archiviare e-mail e allegati sul disco rigido, sull'unità USB o sulla condivisione del server del tuo computer (a seconda di dove lo crei e lo memorizzi).

Quanto puoi archiviare nei file .PST di Outlook?

• Prima di Outlook 2003/2007, i file .PST potevano memorizzare solo 2 Gigabyte di e-mail e allegati. Con Outlook 2003 e Outlook 2007, il formato è cambiato consentendo ai file .PST di crescere secondo necessità fino a superare le dimensioni di 20 Gigabyte, a meno che non sia l'impostazione predefinita la configurazione viene modificata.
• Onestamente, non lasciare che ricevano 20 giga. È un tanto un'idea migliore per mantenere i tuoi file .PST non più grandi di qualche giga. Se hai bisogno di più spazio di archiviazione, crea un nuovo file .PST invece di creare enorme .Archivi PST. Più grandi sono i file .PST, maggiori sono le possibilità di danneggiamento e perdita di dati (inoltre, più difficile sarà eseguire il backup dei cattivi ragazzi). Puoi allegare tutti i file .PST file sul tuo client Outlook di cui hai bisogno, quindi separa la tua e-mail logicamente su più file .PST se devi archiviare più di alcuni GIG del vecchio e-mail.
• SUGGERIMENTO – Se stai utilizzando file .PST per archiviare vecchie email, comprimile dopo averci copiato tutti i vecchi dati. L'e-mail di solito è solo testo, quindi si comprime MOLTO bene.

Come posso creare file .PST di Outlook?

• È FACILE, ecco alcune guide per Prospettive 2007, 2013, e 2016.

Perché usare/creare file .PST? Benefici?

Dimensioni della cassetta postale

• Ricordi il primo paragrafo di questo articolo? La maggior parte degli amministratori di posta elettronica limita le dimensioni delle cassette postali aziendali. Più grande è la casella di posta, più spazio su disco è necessario, più è necessario eseguire il backup E più TEMPO è necessario per eseguire tali backup.
• Se sei un e-mail packrat (come me), una casella di posta da 200 Megabyte non la taglierà. È qui che entrano in gioco i file .PST. Basta creare un file .PST e trascinare e rilasciare la tua e-mail al suo interno. Funzionano proprio come una normale cartella della casella di posta in Outlook. Trascinare e rilasciare. È semplice! Forum>.
• Le ultime versioni di Windows Search indicizzano la tua casella di posta E tutti i file .PST locali (configurabili) che consentono un accesso quasi istantaneo a tutte le e-mail tramite le funzionalità di ricerca integrate in Microsoft Veduta.

Backup e ripristino di emergenza

• Se non hai (o non ti fidi) di un amministratore di posta elettronica che esegue regolarmente backup del tuo server di posta elettronica, quindi copia la tua posta (sì, non è necessario SPOSTA la posta in file .PST, puoi anche copiarla) in un file .PST locale è un metodo semplice e veloce per garantire che la tua email sia recuperabile in un server di ripristino di emergenza scenario.

Portabilità

• I file .PST rendono la posta elettronica portatile. Ad esempio, supponiamo che tu voglia spostare la posta elettronica da una casella di posta all'altra. Ad esempio, forse stai cambiando lavoro e vuoi portare qualche vecchia email. O forse stai cambiando provider host. OPPURE, forse vuoi copiare la tua e-mail personale e di lavoro in un file .PST, conservarla su una piccola unità USB e tenerla sempre con te. Come ho detto, i file .PST mantengono la posta molto portatile. E sì, lo è anche un account GMAIL ma questo articolo non riguarda GMAIL :)

Sicurezza

• Sapevi che è quasi impossibile monitorare/verificare se il tuo ragazzo/dipartimento IT sta leggendo la tua email? Lo spostamento di e-mail "sensibili" o "riservate" dal server di posta elettronica/scambio a un file .PST locale aggiunge un livello di sicurezza.
• Nota: La maggior parte dei dipartimenti IT ha la possibilità di prelevare i tuoi file .PST senza che tu lo sappia direttamente dal tuo disco rigido al lavoro. Per questo motivo, è essenziale applicare una sicurezza aggiuntiva al disco rigido del tuo computer. A breve scriverò un articolo su questo argomento, ma per ora dai un'occhiata questo articolo. È un po '"GEEKY", quindi lo seguirò presto con un articolo che spiega alcune opzioni per proteggere i file .PST.

Quali sono gli svantaggi dell'utilizzo di file .PST?

Accesso remoto

• Una volta che la posta è mosso in un file .PST, non sarà più disponibile sul server utilizzando applicazioni di accesso remoto come OWA o telefoni cellulari che si sincronizzano con la tua casella di posta. Per accedere all'e-mail nei file .PST, dovrai utilizzare un client Microsoft Outlook completo. Una piccola unità USB può aiutare in queste situazioni. Tuttavia, non è ancora così conveniente come lasciare la posta sul server.

Alla gente non piacerai ed è possibile che tu possa perdere il lavoro

• I file .PST nel tempo (a seconda di quante email ricevi/conservi) possono occupare MOLTO spazio sul tuo computer locale o su una condivisione del server, a seconda di dove li memorizzi. I ragazzi IT odiano tutto ciò che li fa lavorare su qualsiasi cosa a meno che non stia costruendo il loro curriculum, quindi mettere molti dati da qualche parte che richiederà loro di acquistare più spazio su disco li sconvolge.
• Legale aziendale e la maggior parte dei dipartimenti di gestione dei record non amano i file .PST in quanto consentono all'utente finale di ignorare o aggirare facilmente le politiche di conservazione/distruzione dei documenti aziendali.
• Anche i team di sicurezza delle informazioni aziendali non amano i file .PST perché se mai Legal glielo chiedesse recuperare i dati per una causa o una citazione in giudizio, i file .PST possono esasperare il costo e lo sforzo dei dati recupero.

Sistema e prestazioni del cervello

• Più e-mail hai, più e-mail sia tu che il tuo computer avete bisogno di tenere traccia ed elaborare.
• Poiché più email e allegati vengono indicizzati da Ricerca di Windows (o da qualche altro indicizzatore di posta/sistema), il tuo indice sarà più grande E le tue ricerche richiederanno più tempo.

Quindi, si spera, ho risposto a tutte le tue domande sui file .PST di Microsoft Outlook e ho coperto alcuni pro e contro di alto livello. Ma nel caso mi fossi perso qualcosa, sentiti libero di lasciare un commento o pubblicare la tua domanda nel mio Forum.

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