Come configurare e gestire l'archiviazione automatica in Outlook 2010

Come

DiAustin

Ultimo aggiornamento il20 agosto 2021

Dall'inizio di Outlook, Microsoft ha sempre incluso l'Archivio e Archiviazione automatica funzionalità e Outlook 2010 non fa eccezione. La funzione di archiviazione automatica sposta o elimina automaticamente le e-mail meno recenti dalla casella di posta principale in un file di dati di archivio archiviato sul disco rigido locale. Questi file sono chiamati file .PST. In passato, quando I file .PST di Outlook avevano un limite di 2 GIG, la funzione Archivia era molto più importante in quanto archiviava i messaggi di posta elettronica meno recenti dal file .PST principale e in un file Archive.pst. Detto questo, anche se i file .PST in Outlook 2010 hanno un limite di 20 Gig, è comunque una buona idea lasciare che gestisca la tua posta elettronica precedente per mantenere i tuoi file .PST piccoli e le prestazioni del sistema.

A cosa serve la funzione di archiviazione automatica?

L'archiviazione automatica riduce le dimensioni della cassetta postale eliminando o spostando i vecchi elementi in un file di dati di archivio o .PST. Il processo funziona più o meno allo stesso modo sia che tu stia utilizzando Microsoft Exchange al lavoro o IMAP o POP da una configurazione domestica o di una piccola impresa. È essenzialmente come prendere alcune pile di carta dalla scrivania e metterle in un archivio organizzato ad accesso rapido o in un file .PST, come accennato in precedenza. Questo processo è diverso dall'esportazione in due modi. L'esportazione ti consentirà di spostare le e-mail in più formati esterni diversi, mentre l'archiviazione ti consente solo di spostare le e-mail più vecchie in un file .pst o di eliminare completamente l'e-mail. L'archiviazione consente inoltre un accesso più semplice alle vecchie e-mail poiché è presente una scheda nel riquadro di navigazione di Outlook. Naturalmente, puoi anche impostare l'archiviazione automatica per eliminare anche la tua vecchia posta.

Come abilitare l'archiviazione automatica predefinita per tutte le cartelle di Outlook 2010

1. In Microsoft Outlook e fare clic su File menu e selezionare Opzioni.

2. Nel menu Opzioni, fare clic su Avanzate scheda e quindi fare clic su Impostazioni di archiviazione automatica pulsante.

3. Fare clic sulla casella di controllo per Esegui Archiviazione automatica ogni [14] giorni. Da qui, puoi personalizzare ulteriormente le impostazioni di archiviazione automatica per Outlook 2010; tuttavia, per impostazione predefinita, una volta abilitata, Archiviazione automatica sposterà (non eliminerà) tutta la posta più vecchia di sei mesi in un file Archive.pst. Ti consiglio di tenere il Richiedi prima dell'esecuzione di Archiviazione automatica selezionato in modo da essere avvisato ogni volta che si verifica un archivio. Saresti sorpreso di quante volte le persone mi chiedono di messaggi mancanti. Normalmente è una funzione di archiviazione automatica. Una volta che hai le impostazioni dove ti piacciono, fai clic su Applica ora queste impostazioni a tutte le cartelle.

Se hai seguito i passaggi precedenti, l'archiviazione automatica abilita tutti i tuoi messaggi di Outlook. Se c'è una cartella che vuoi escludere dall'Archiviazione automatica, o se vuoi che si applichi solo a poche cartelle, possiamo farlo anche noi. Outlook 2010 consente di personalizzare le impostazioni di archiviazione automatica per ciascuna cartella; Ecco come.

Modifica le impostazioni di archiviazione automatica per cartelle singole di Outlook 2010

4. In Outlook, guarda nel riquadro di spostamento a sinistra. Da lì, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cartella e seleziona Proprietà per impostare la sua politica di archiviazione automatica.

5. Nella finestra Proprietà Posta in arrivo visualizzata, fare clic su Archiviazione automatica scheda. Qui puoi personalizzare le impostazioni di archiviazione automatica per questa cartella o persino disabilitare completamente l'archiviazione automatica per essa.

Bene, ora sappiamo come archiviare automaticamente le singole cartelle. Ma cosa succede se non si desidera utilizzare l'archiviazione automatica? Se non sei un fan della funzione automatica, puoi comunque utilizzare l'archiviazione utilizzando il processo manuale.

Come archiviare manualmente gli elementi

6. In Outlook, fare clic su File> Informazioni scheda menu e selezionare Strumenti di pulizia > Archivio.

7. Nella finestra di dialogo Archivio che appare, seleziona quale Cartelle tu vuoi Archivio. Questo processo è quasi lo stesso di Archiviazione automatica, tranne per il fatto che è un affare una tantum. Qualcosa di diverso è che puoi persino sovrascrivere la proprietà "Non archiviare automaticamente" se l'hai applicata ad alcune cartelle, ma è facoltativa.

Dove si trovano gli elementi archiviati di Outlook?

8. In Outlook, puoi accedere agli elementi archiviati dalla cartella Archivio nel riquadro di spostamento della posta elettronica sul lato sinistro.

9. Puoi anche accedere agli archivi da Outlook .pst file in cui archiviano. Puoi arrivarci cliccando su File > Apri scheda menu e selezionare Apri il file di dati di Outlook.

10. Per impostazione predefinita, il percorso del file .pst dell'archivio di Outlook è:

%UserProfile%File di DocumentsOutlook

Se non hai mai utilizzato Archiviazione in Outlook, provalo. Ti aiuterà sicuramente a mantenere le cose pulite e a spostare gli elementi di posta elettronica vecchi e inutilizzati dalla tua cassetta postale principale/file .PST. È anche un bel modo per tenere sotto controllo le dimensioni del file .PST. E questo aiuterà con le prestazioni del sistema!

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