Come aggiungere elenchi a discesa e convalida dei dati ai fogli di calcolo di Excel 2010

In Excel 2010 e 2007, una pratica funzionalità che utilizzo sempre durante la stagione di bilancio è la funzionalità di convalida dei dati che consente di creare un elenco a discesa all'interno della cella per i campi popolati. Dal momento che molti di noi lavorano insieme sul budget, usando gli elenchi a discesa posso mantenere i dati normalizzati salvando me e i miei colleghi molto tempo durante e alla fine del processo. Questo è solo un esempio, ma ho intenzione di indovinare il punto. In caso contrario, apri Excel 2010 o 2007 e segui per vedere la magia degli elenchi a discesa di Excel!

Anche se di solito aggiungo gli elenchi a discesa Convalida dati a intere colonne, puoi anche aggiungere l'elenco a discesa a singole celle. Nell'esempio seguente, ho intenzione di creare un menu a discesa per un'intera colonna per aiutarmi a costruire la categoria Genere della mia raccolta musicale.

Passaggio 1: selezionare a quali celle aggiungere la convalida

Fai clic su una colonna per evidenziare l'intera colonna.

Passaggio 2: nastro dati

Ora che hai selezionato le celle desiderate, Clic il Dati scheda nella barra multifunzione e quindi Clic il Convalida dei dati attrezzo.

Passaggio 3: criteri di convalida

Dal impostazioni Tab, Clic l'elenco a discesa Consenti e Clic Elenco.

Passaggio 4: elenco a discesa

Nel Sla nostra casella ci sono due diverse opzioni.

1. Se hai già alcune righe con i dati del tuo Elenco, puoi semplicemente selezionare quei campi. Questo è il motivo per cui normalmente faccio IE: uso una colonna nascosta da qualche parte nel mio foglio di calcolo, tuttavia per mantenere le cose semplici, suggerisco il n. 2 per questo esercizio.
2. Immettere manualmente i dati per il menu a discesa in Digitando li nella casella separandoli con una virgola.

Clicok salvare.

Passaggio 5: Opzionale: messaggio di input + avviso di errore

Esistono due schede di convalida dei dati aggiuntive che è possibile utilizzare se lo si desidera. Il primo è Messaggio di input, questa scheda ti permetterà di assegnare un piccolo messaggio pop-up che appare ogni volta che qualcuno seleziona una cella con questa convalida dei dati assegnata ad essa. Il secondo è il Avviso di errore, ciò ti consentirà di impostare un messaggio quando qualcuno tenta di inserire informazioni nella cella che non corrispondono a ciò che inserisci nella Sorgente.

Fatto!

Ora tutte le celle che hai scelto inizialmente avranno una funzione di menu a discesa con un elenco che puoi scegliere per la cella. Queste celle ora saranno anche moderate / normalizzate dalla validazione dei dati, quindi ti sarà permesso solo inserire una delle opzioni di origine nella cella. Se l'utente esegue il menu a discesa e seleziona, nessun problema. Se lo digitano, nessun problema. Se digitano i dati ERRATI, visualizzeranno il messaggio di errore come configurato sopra nel passaggio 5 (se è stato configurato un messaggio di errore, ecc.).

Conclusione

Come ho già detto in apertura, utilizzo gli elenchi a discesa sempre al lavoro ea casa per coordinare gli articoli qui su groovyPost. Google Docs supporta anche la funzione, quindi resta sintonizzato per quel tutorial How-To tra qualche giorno.