Come impostare una data di scadenza durante la condivisione in Google Documenti, Fogli e Presentazioni

Come

DiSandy Scritto Casa

Ultimo aggiornamento il23 settembre 2021

Quando tu condividi documenti in Google Documenti, Fogli, Presentazionie Drive, hai la possibilità di impostare le autorizzazioni per ciò che desideri consentire. Puoi consentire ad altri di modificare documenti, inserire commenti o semplicemente visualizzarli. Un'altra utile funzionalità per gli account a pagamento di Google è la possibilità di consentire solo l'accesso temporaneo al documento condiviso.

Impostando una data di scadenza per il tuo documento, foglio di calcolo o presentazione, puoi condividere con clienti, clienti o fornitori per un breve periodo di tempo. Questo è un ottimo modo per limitare l'accesso e la funzione consente solo le autorizzazioni di visualizzazione e commento.

Se vuoi provare la funzionalità di accesso temporaneo per un documento che ti stai preparando a condividere, ecco come configurarlo.

Imposta una data di scadenza per un file

Apri l'applicazione in cui si trova il file che desideri condividere. Anche in questo caso, la funzione è disponibile in Google Documenti, Fogli, Presentazioni e Drive per account Google a pagamento utenti.

Con il documento aperto, fare clic su Condividere in alto come faresti normalmente per condividere un documento. Al momento, devi aver già condiviso il documento con la persona per impostare una scadenza. Quindi, se non li hai ancora aggiunti, fallo ora e poi potrai modificare l'accesso.

Fare clic sulla casella a discesa dell'autorizzazione a destra della persona nell'elenco e scegliere Concedi l'accesso temporaneo. Se in precedenza hai fornito all'utente i privilegi di Editor, questo cambierà automaticamente in Commentatore. Se preferisci, puoi anche concedere loro l'accesso come visualizzatore.

Seleziona la data di scadenza utilizzando il calendario che si apre quando fai clic sulla data. Non è possibile regolare l'ora; il valore predefinito è 23:59 nella data selezionata.

Al termine, fare clic su Salva per applicare la modifica.

Se fai clic su Condividere per rivedere le persone con cui stai condividendo o per aggiungere persone, vedrai un'icona a forma di orologio accanto a tutte le persone a cui hai concesso l'accesso temporaneo come riferimento.

Modifica o rimuovi accesso temporaneo

Se desideri modificare la data selezionata o rimuovere la scadenza, puoi farlo in qualsiasi momento prima della data di scadenza.

Clic Condividere e quindi utilizzare la casella a discesa accanto alla persona nell'elenco per selezionare Modifica accesso temporaneo.

Puoi modificare la data facendo clic su di essa e utilizzando il calendario a comparsa. Oppure, puoi rimuovere la scadenza dell'accesso temporaneo facendo clic su Rimuovi scadenza.

Clic Fatto e assicurati di fare clic Salva quando hai finito di modificare o rimuovere la data di scadenza per applicare la modifica.

Condividi con una data di scadenza in Google Apps

Quando si desidera consentire l'accesso a un documento per un periodo di tempo limitato, la funzione di accesso temporaneo è l'ideale. Potrebbe trattarsi di un documento che vuoi che altri esaminino prima di una scadenza o che cambierà presto. Quindi ricorda l'opzione della data di scadenza quando condividi in Google Documenti, Fogli, Presentazioni e Drive.

Se utilizzi applicazioni Microsoft Office oltre a Google, dai un'occhiata al nostro guida per condividere documenti Word, Excel e PowerPoint.

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