Come configurare e gestire l'archiviazione automatica in Microsoft Outlook

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DiSandy Scritto Casa

Ultimo aggiornamento il30 agosto 2021

Se lo desidera ripulisci le cartelle e la posta in arrivo ma non vuoi perdere tempo a farlo manualmente, considera l'utilizzo della funzione di archiviazione automatica in Microsoft Outlook. Usando l'archiviazione automatica, puoi nascondere le email più vecchie e gli elementi che non ti servono più ma che non vuoi necessariamente eliminare.

Puoi decidere quando archiviare i tuoi articoli, quali archiviare e dove devono essere spediti. Con l'impostazione di archiviazione automatica generale per Outlook, puoi impostare l'archiviazione automatica per cartelle specifiche o rimuovere completamente le cartelle dal processo di archiviazione.

Esaminiamo le opzioni per configurare e gestire l'archiviazione automatica in Outlook.

Imposta l'archiviazione automatica in Outlook

Per impostare una pianificazione e selezionare gli elementi e la posizione per l'archiviazione automatica in Outlook, seguire questi passaggi.

1. Apri Outlook su Windows e fai clic su File > Opzioni.
2. Selezionare Avanzate sulla sinistra.
3. Clicca il Impostazioni di archiviazione automatica pulsante a destra.

Quando si apre la finestra Archiviazione automatica, seleziona la casella in alto per Esegui l'archiviazione automatica ogni X giorni e scegli il numero di giorni. Facoltativamente, è possibile selezionare la casella successiva per ricevere una notifica prima dell'esecuzione dell'archiviazione automatica.

Successivamente, decidi come gestire gli elementi durante l'archiviazione automatica. È possibile eliminare gli elementi scaduti nelle cartelle di posta elettronica, archiviare o eliminare i vecchi elementi e mostrare la cartella di archivio nell'elenco delle cartelle. Se decidi di mostrare quella cartella, sarai in grado di accedere rapidamente a un elemento archiviato, se necessario.

Ora sceglierai l'età degli elementi che desideri includere. Immettere un numero e quindi selezionare Mesi, Settimane o Giorni.

Infine, scegli dove inviare gli elementi archiviati. Puoi cercare una cartella o eliminarli definitivamente se preferisci.

Se desideri applicare queste impostazioni di Archiviazione automatica a tutte le tue cartelle di Outlook, fai clic sul pulsante per farlo. E se hai finito, clicca ok per applicare le impostazioni.

NotaNota: quando hai configurato più di un account e-mail in Outlook, le impostazioni di cui sopra si applicano a tutti gli account. Se questo è un problema, puoi configurare le impostazioni di Archiviazione automatica per cartelle particolari, che spiegheremo in seguito.

Configura l'archiviazione automatica per una cartella

È possibile utilizzare impostazioni di età e posizione diverse per cartelle specifiche o escludere del tutto determinate cartelle dal processo di archiviazione automatica.

1. Seleziona una cartella per la quale desideri regolare le impostazioni, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Proprietà.
2. Apri il Archiviazione automatica scheda.
3. Scegliere di non archiviare gli elementi nella cartella, utilizzare le impostazioni di archiviazione predefinite o archiviare gli elementi della cartella con impostazioni alternative che è possibile configurare.
   • Se scegli l'ultima opzione, seleziona l'età degli elementi. Quindi scegli la posizione per gli elementi archiviati o se preferisci eliminarli definitivamente.
4. Clic Applicare poi ok.

Esegui un'archiviazione automatica al di fuori di una pianificazione

Se arriva un momento in cui desideri eseguire il processo di archiviazione automatica al di fuori dell'intervallo di tempo che hai impostato, puoi farlo anche tu.

Clic File e seleziona Utensili > Pulizia della cassetta postale.

Premi il pulsante per Archiviazione automatica.

Archiviazione automatica per un Outlook più pulito

Archiviazione automatica è una funzionalità utile e utile da sfruttare in Outlook. Puoi mantenere la tua casella di posta e le tue cartelle più pulite rimuovendo i vecchi elementi. Se stai utilizzando una versione precedente come Outlook 2010 o Outlook 2013, consulta le nostre istruzioni per utilizzando l'archiviazione automatica in quelle versioni.

E per lavorare sull'archiviazione della tua casella di posta, dai un'occhiata a come gestisci le dimensioni della tua casella di posta di Outlook.

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