Come impostare le riunioni in modo che inizino tardi o finiscano presto nel calendario di Outlook

Come

DiSandy Writtenhouse

Ultimo aggiornamento il30 aprile 2021

Mettere insieme le persone per una riunione può essere difficile se i partecipanti provengono da altre località. Che si tratti di un edificio dall'altra parte della strada o di una sala conferenze di tre piani, ci vuole tempo per raggiungere il luogo della riunione.

Con questo in mente, Microsoft ha aggiunto una nuova funzionalità al calendario in Outlook per Microsoft 365 per accogliere questo. Puoi fare in modo che i tuoi eventi inizino tardi o finiscano presto, il che ti consente di inserire il tempo di viaggio nel programma. Quei partecipanti con riunioni back-to-back lo apprezzeranno sicuramente!

Come impostare l'opzione per iniziare tardi o finire presto

Questa pratica funzione è quella che puoi configurare in modo che sia disponibile quando ne hai bisogno. Tieni presente che puoi scegliere solo l'uno o l'altro: iniziare tardi o finire presto. La buona notizia è che puoi impostare tempi diversi per eventi inferiori e superiori a un'ora.

1. Apri Outlook e vai a File > Opzioni.
2. Selezionare Calendario sul lato sinistro.
3. Vai alla sezione Opzioni calendario e seleziona la casella per Riduci appuntamenti e riunioni.
4. Nell'elenco a discesa accanto ad esso, seleziona Inizia tardi o Termina presto. Per impostazione predefinita, è impostato su Nessuno.
5. Per Meno di un'ora, scegli tra zero, cinque, otto o 10 minuti.
6. Per Un'ora o più, scegli tra zero, cinque, 10 o 15 minuti.
7. Clic ok.

Come utilizzare il tempo di inizio in ritardo o di fine in anticipo

Dopo aver attivato l'opzione sopra per abbreviare gli eventi, vedrai le opzioni di temporizzazione che hai selezionato quando scegli l'ora di inizio e di fine. E se hai selezionato tempi diversi per eventi di durata inferiore e superiore a un'ora, vedrai che anche quei tempi si regolano quando imposti la durata.

Diamo un'occhiata a un paio di esempi utilizzando il Inizia tardi opzione. Per gli eventi inferiori a un'ora, inizieremo con otto minuti di ritardo e per quelli con un'ora o più, inizieremo con 10 minuti di ritardo.

Quando selezioni l'ora di inizio per il tuo evento, vedrai che ora hai gli orari con incrementi di otto minuti. Questi sono alla mezz'ora, ad esempio, 8:08, 8:38, 9:08, 9:38 e così via.

E se scegli un'ora di fine che è di un'ora o più per la durata, l'ora di inizio verrà modificata. Ora hai quel buffer di 10 minuti che puoi usare. Questi si applicano anche alle mezze ore, ad esempio, hai 8:00, 8:10, 8:30, 8:40 e così via.

Disponibilità delle funzionalità

Attualmente, le opzioni di inizio in ritardo e di fine in anticipo sono disponibili in Outlook per Microsoft 365 Su Windows. Si spera che Microsoft aggiornerà le versioni Mac e mobile del calendario di Outlook con la stessa funzionalità ad un certo punto.

Approfitta di Start Late o End Early in Outlook

Questa potrebbe non essere una funzione che usi per ogni evento, ma sicuramente è utile. Se sai di avere partecipanti con una distanza da percorrere per la tua riunione o che hanno riunioni ogni ora intorno alla tua, puoi rendere un po 'meno stressante per tutti essere puntuali.

Per modi per risparmiare tempo quando si utilizza Outlook? Date un'occhiata al questi suggerimenti per risparmiare tempo o queste scorciatoie da tastiera di Outlook!

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