7 consigli di Microsoft Outlook che ogni utente dovrebbe sapere per risparmiare tempo

Come

DiMichael Bryant

Ultimo aggiornamento il2 aprile 2021

Microsoft Outlook rimane una delle soluzioni di posta elettronica più popolari al mondo. È disponibile su varie piattaforme, tra cui Windows, macOS, Android e iOS / iPadOS. Microsoft Outlook viene utilizzato da milioni di persone ogni giorno. Per rendere la posta elettronica più produttiva, prendi in considerazione questi suggerimenti di Microsoft Outlook per uso domestico e aziendale.

Suggerimenti per Microsoft Outlook

L'email in sé non è cambiata molto negli ultimi anni. Puoi inviare nuovi messaggi o leggere / rispondere alla posta ricevuta. Microsoft Outlook offre diversi strumenti che rendono la posta elettronica molto migliore ed efficiente da usare. Seguono i nostri suggerimenti preferiti di Microsoft Outlook.

Bandiere e categorie

Due dei modi più semplici per organizzare al meglio le tue e-mail più importanti sono l'utilizzo di flag e categorie. In termini generali, entrambi consentono di ordinare i messaggi per un uso successivo. Tuttavia, sono entrambi leggermente diversi l'uno dall'altro.

I flag sono promemoria basati sul tempo che puoi aggiungere facendo clic con il pulsante destro del mouse da qualche parte su un messaggio e poi scegliendo Follow-Up. Puoi scegliere una bandiera che rappresenta oggi, domani, questa settimana, la prossima settimana, nessuna data e Personalizzato. Quando aggiungi un flag, l'anteprima del messaggio diventa gialla e nell'intestazione vedrai una notifica di follow-up.

Se necessario, puoi creare un avviso personalizzato per ogni flag facendo clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio e scegliendo Completamento> Aggiungi promemoria. Per visualizzare tutti i flag correnti in Microsoft Outlook, selezionare Visualizza> Barra da fare> Attività.

Per rimuovere un flag, fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio, quindi selezionare Completa> Segna come completato.

Le categorie ti consentono di codificare i messaggi di posta elettronica principalmente per scopi di ricerca e si trovano facendo clic con il tasto destro su un messaggio, quindi scegliendo Categorie. Clic tutte le categorie per modificare i nomi delle categorie correnti o per aggiungerne di nuove. Altrimenti, seleziona la categoria che desideri utilizzare. Meno è di più in questo caso e ti consigliamo di utilizzare solo le categorie di cui hai bisogno. Ad esempio, se hai bisogno solo di tre categorie, elimina il resto. Puoi anche aggiungerne di nuovi in ​​un secondo momento.

Preferiti

L'assegnazione dei preferiti sposta una cartella di posta nella parte superiore del riquadro delle cartelle. Queste cartelle non vengono modificate in alcun modo diverso da dove si trovano. Piuttosto che assegnare i preferiti a cartelle tradizionali come Posta inviata e Posta eliminata, dovresti mantenere questa distinzione solo per le cartelle personalizzate. Per visualizzare i preferiti, assicurati di essere nella visualizzazione Posta in Microsoft Outlook.

Nell'esempio seguente, è stata creata una nuova cartella denominata Urgente. All'interno di questa cartella ci sono le email che richiedono una risposta immediata. Rendendo la cartella Urgente come preferita, ora risiede nella parte superiore del riquadro delle cartelle.

Per attivare / disattivare i preferiti, fare clic su Visualizza> Riquadro delle cartelle> Preferiti.

Scorciatoie

Uno dei tuoi obiettivi quotidiani dovrebbe essere quello di digitare meno e fare comunque la stessa quantità di lavoro. Uno dei modi per farlo è utilizzare le scorciatoie, che sono disponibili in Microsoft 365. Con Microsoft Outlook, puoi sfruttare le seguenti scorciatoie:

• Usa Ctrl + R: Rispondi a un'e-mail
• Ctrl + Maiusc + M: Per creare una nuova email
• Seleziona Ctrl + 1: Per aprire la tua email:
• Ctrl + 2: Per aprire il tuo calendario
• Usa Ctrl + 3: Per aprire i tuoi contatti:
• Ctrl + 4: Per aprire le tue attività:

Cerchi di più? Puoi anche usare Passaggi rapidi, che ti consente di preformattare e pre-indirizzare le email a più persone.

Usa regole

Le regole sono un'altra grande funzionalità in Microsoft Outlook. Con le regole puoi applicare le regole alle e-mail in entrata e in uscita. In questo modo, puoi organizzare, seguire o anticipare meglio i tuoi messaggi. Una volta trascorso il tempo per impostare la regola, inizierai a risparmiare un'enorme quantità di tempo ogni giorno.

Consegne di posta elettronica ritardate

Hai mai inviato un'e-mail solo per scoprire in seguito che conteneva un errore di battitura o informazioni errate? Hai mai inviato un messaggio alla persona sbagliata? Con lo strumento di recapito posticipato della posta elettronica di Microsoft Outlook, puoi lasciare un po 'di respiro tra la scrittura e l'e-mail e l'invio. Lo strumento di posta elettronica ritardata avvantaggia chiunque (ammetta) di commettere errori su messaggi affrettati e coloro che hanno bisogno di inviare un messaggio in un momento o in un giorno diverso.

Per utilizzare lo strumento, componi un messaggio in Microsoft Outlook come fai sempre. Prima di fare clic sul pulsante Invia, scegli Opzioni> Altro sulla barra del menu dei messaggi. Quindi seleziona Messaggio di ritardo. Nel menu Proprietà, accanto alla selezione Non consegnare prima, scegliere il giorno e l'ora in cui si desidera inviare il messaggio, quindi fare clic su Vicino.

I messaggi non inviati risiedono nella Posta in uscita in Microsoft Outlook fino a quando non vengono inviati. Puoi fare doppio clic sui messaggi in qualsiasi momento per inviarli immediatamente o in un altro momento.

Modifica del fuso orario

Una volta che la pandemia sarà finalmente finita, le persone viaggeranno di più sia a livello nazionale che internazionale. Quando ciò si verifica, dovrai regolare l'ora nel calendario di Microsoft Outlook. Quando lo fai, le tue e-mail e i tuoi calendari mostreranno l'ora corretta, fino a quando non sarà necessario modificarli quando torni a casa.

In Microsoft Outlook, scegli File> Opzioni> Calendario per apportare le modifiche selezionando il fuso orario corretto.

Cambia il tuo fuso orario

Quando viaggi all'estero per lavoro, le riunioni e le voci del calendario non visualizzeranno l'ora corretta. Per risolvere questo problema, dovrai modificare il fuso orario andando a File> Opzioni> Calendario. Dopo averlo fatto, le tue email e i tuoi calendari avranno l'ora locale corretta.

Utilizzare le ricevute di lettura e di consegna

Infine, uno dei migliori suggerimenti di Microsoft Outlook è utilizzare le conferme di lettura e consegna. Una volta attivato, saprai quando è stata ricevuta un'e-mail o il destinatario ha letto il messaggio. È possibile attivare questa funzione in base a un messaggio facendo clic su Opzioni> Tracciabilità> Richiedi una ricevuta di consegna o Richiedi una ricevuta di lettura.

La lettura delle e-mail non deve essere un processo quotidiano lungo. Utilizzando questi suggerimenti di Microsoft Outlook, puoi gestire i tuoi messaggi e andare avanti con la tua giornata.

Mentre aspetti Microsoft One Outlook, impara di più riguardo Microsoft Outlook su iPad e come sincronizzare il tuo Calendario di Outlook con Google Calendar.

Per uso domestico, il Suite Microsoft 365 è attualmente disponibile in tre varietà, tra cui un piano Famiglia, Personale e Casa e Studente. Il primo ha un prezzo di $ 100 all'anno (o $ 10 / mese) e include Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Outlook per Mac ed è utile per un massimo di sei utenti. La versione personale è per una persona e costa $ 70 / anno o $ 6,99 al mese. Il piano studenti è un acquisto una tantum di $ 150 e include Word, Excel e PowerPoint.

Gli utenti aziendali possono scegliere tra i piani Basic, Standard e Premium, a partire da $ 5 per utente / mese.