La tua guida alla condivisione di documenti in Word, Excel e PowerPoint

Come

DiSandy Writtenhouse

Ultimo aggiornamento il28 ottobre 2020

Esistono diversi modi per condividere un documento creato in Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Molte volte semplicemente inseriamo il documento in un'e-mail e lo inviamo per strada. Ma ci sono altre opzioni come consentire al destinatario di modificarlo o condividerlo come un tipo di file diverso come un PDF.

Questa guida ti guida attraverso i metodi e le opzioni per condividere un documento in Word, Excel e PowerPoint su Windows e Mac.

Condividi un documento su Windows

I passaggi per condividere un documento in tutte e tre le applicazioni sono sostanzialmente gli stessi su Windows. La differenza è che puoi utilizzare tipi di file speciali in ciascuno. Per iniziare, segui questi passaggi per condividere un documento in una di queste tre app.

1. Clicca il Condividere in alto a destra, sopra la barra multifunzione, oppure seleziona File > Condividere dal menu.
2. La prima volta che lo fai, vedrai una finestra pop-up con un messaggio che ti chiede di farlo caricare una copia del documento su OneDrive per condividerlo. Se desideri collaborare o consentire la modifica, utilizza questa opzione e scegli un account se ne hai più di uno.
3. Seleziona il Chiunque abbia il collegamento può modificare Mantieni selezionata la casella Consenti modifica se vuoi fare esattamente questo.
4. Se hai un Account OneDrive premium, puoi facoltativamente impostare una data di scadenza e una password.
5. Clic Applicare.
6. Entrare in un nome o indirizzo e-mail per ogni destinatario e includi un messaggio se lo desideri.
7. Clic Spedire per inviare l'email con l'app di posta elettronica predefinita, Copia link per ottenere un collegamento per condividerlo da soli, o prospettiva per creare un collegamento condivisibile e inserirlo in un'e-mail di Outlook.

In alternativa, puoi allegare una copia del documento a un'e-mail. E puoi scegliere questa opzione invece, in qualsiasi momento attraverso il processo di condivisione sopra. In basso sotto Condividi una copia, scegli Documento Word, Cartella di lavoro Excel o Presentazione PowerPoint a seconda dell'applicazione o scegli di inviarlo come PDF. Questo allegherà il file a un'e-mail pronta per essere completata e inviata.

Suggerimento per risparmiare tempo: Se desideri un modo rapido per condividere un documento Word, Excel o PowerPoint su Windows, puoi farlo utilizzare il menu Invia a. Ciò ti consente di scegliere rapidamente un destinatario di fax o posta, un'app per le comunicazioni o un altro punto che hai aggiunto. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona del file e passare a Inviare a nel menu di scelta rapida.

Gestisci l'accesso ai documenti su Windows

Se consenti la modifica nel passaggio 3 precedente e cambi idea in un secondo momento, puoi gestire l'accesso per ogni destinatario.

1. Clicca il Condividere pulsante in alto a destra o selezionare File > Condividere dal menu.
2. Nella parte superiore della finestra popup, fai clic su Più opzioni (tre punti) e poi Gestisci accesso.
3. Sotto il nome o l'indirizzo email del destinatario, fai clic su Può modificare casella a discesa e scegli un'opzione diversa dall'elenco.

Puoi anche fare clic sul link condivisibile in alto. Quindi copialo e incollalo su un'altra persona dalla finestra Gestisci accesso, se lo desideri.

Condividi un documento su Mac

Anche i passaggi per la condivisione di documenti in Word, Excel o PowerPoint su Mac sono gli stessi in tutte e tre le applicazioni e simili a Windows.

1. Clicca il Condividere in alto a destra, sopra la barra multifunzione, oppure seleziona File > Condividere > Condividere dalla barra dei menu.
2. La prima volta che lo condividi, ti verrà chiesto di selezionare un file Posto. Scegli uno dei tuoi account OneDrive e fai clic su Salva. Puoi anche modificare il nome del documento qui.
3. Clicca il Condividere pulsante o File > Condividere > Condividere di nuovo dalla barra dei menu e vedrai le tue opzioni di condivisione: Invita persone, Copia link e Invia una copia.

Scegliere Invita persone se desideri collaborare. Aggiungi i nomi o gli indirizzi email, un messaggio opzionale e seleziona il file Può modificare box in modo che possano apportare modifiche. Clic Condividere.

Scegliere Copia link se vuoi condividere tu stesso il link. Scegli uno dei due Visualizzare solamente o Visualizza e modifica poiché il collegamento varierà. Verrà quindi copiato negli appunti per poterlo incollare dove preferisci.

Scegliere Invia una copia per inviarlo tramite e-mail con l'applicazione di posta elettronica predefinita. Clic Invia come per scegliere il tipo di file e fare clic su Email come allegato o Condividere per utilizzare il foglio di condivisione del Mac.

Simile a Windows, puoi condividere una copia del tuo documento via e-mail in qualsiasi momento. Clic File > Condividere dalla barra dei menu e scegli il tipo di file che desideri utilizzare. Puoi scegliere dal documento, cartella di lavoro, presentazione, HTML o PDF a seconda dell'applicazione che stai utilizzando. Si aprirà un'e-mail con il documento allegato pronto per essere completato e inviato.

Suggerimento per risparmiare tempo: Puoi anche condividere rapidamente un documento su macOS proprio come su Windows. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona del file e spostarsi in basso in Condividere. Vedrai le opzioni di condivisione del tuo Mac come Mail, Messaggi e AirDrop.

Gestisci l'accesso ai documenti su Mac

Se consenti la modifica del tuo documento e cambi idea, puoi gestire l'accesso per ogni destinatario anche su Mac.

1. Clicca il Condividere pulsante sul lato superiore destro del documento.
2. Nella parte inferiore del pop-up sotto Condiviso con, fai clic con il pulsante destro del mouse sul destinatario.
3. Scegli un'opzione diversa dall'elenco.

La condivisione è la cura!

Esistono svariati motivi per condividere un documento Word, Excel o PowerPoint. Per consentire ad altri di apportare modifiche o condividere come riferimento, sono disponibili opzioni flessibili sia su Windows che su Mac.

E se sei interessato, dai un'occhiata come aggiungere una filigrana al documento di Word prima di condividerlo. Questo è utile per indicare cose come riservatezza o privacy.

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