10 suggerimenti per creare una politica sui social media per la tua azienda: Social Media Examiner

Politica. Può essere una parolaccia, specialmente nelle comunità dei social media.

Perché? Le politiche sui social media scritte male limitano, scoraggiano e indeboliscono l'impegno sui social media: l'esatto di fronte di ciò che vogliono le aziende.

Tuttavia, ottime politiche sui social media supportano, proteggono e potenziano un coinvolgimento di alta qualità. Si tratta di empowerment e fiducia.

Come scrive Beth Kanter, "La fiducia costa meno del controllo.”

Questo articolo spiegherà in che modo le politiche sui social media differiscono dalle altre politiche e ti danno 10 suggerimenti per aiutare a creare un'efficace politica sui social media.

Perché le politiche sui social media?

Le politiche sui social media sono diverse. Nella maggior parte delle politiche e delle procedure, documentiamo ciò che il personale dovrebbe fare in determinate situazioni: "Se ciò accade, fallo". Per i social media, non c'è modo di sapere esattamente quali situazioni possono sorgere - o in molti casi - come il personale dovrebbe gestirli al meglio. Ogni rete di social media e ogni relazione è unica e l'ambiente dei social media cambia ogni giorno.

I rischi sono incerti. I tribunali stanno interpretando le leggi in materia di social media. Fino a quando il processo di interpretazione non sarà maturo, e questo richiederà anni – le organizzazioni operano senza una guida definitiva. I problemi che possono sorgere includono: riservatezza dei dipendenti e / o dei clienti, problemi di rapporti di lavoro, brand jacking, cattiva comunicazione, spamming, ecc.

Dato un ambiente incerto e rischi poco chiari, come possiamo andare avanti?

Esistono centinaia di esempi di politiche sui social media su Internet. Se stai cercando un punto di partenza, troverai sicuramente delle idee Qui e Qui.

Tuttavia, per creare politiche che funzionino: funziona davvero - dobbiamo prima gettare le basi.

Ecco 10 strategie che puoi implementare oggi.

# 1: riunisci la tua squadra

Una politica sui social media non può essere scritta da una sola persona. Deve essere unico per la tua organizzazione e idealmente dovrebbe includere input da molte persone diverse con una varietà di set di competenze.

Un approccio di squadra garantisce che le aree chiave di rischio siano gestite correttamente e che tutte le sfide future che potrebbero sorgere siano gestite in modo appropriato.

Oltre al personale direttamente coinvolto nei social media, i potenziali membri del team potrebbero includere: CEO, direttore delle risorse umane, IT direttore, direttore marketing / sviluppo, direttore di programma / dipartimento, un avvocato esperto di social media e almeno uno nativo digitale.

Non preoccuparti, non tutti i membri di questo team devono essere consapevoli dei dettagli più intimi delle tue attività sui social media. Pensala in questo modo: se dovesse verificarsi una crisi, quali informazioni deve avere il tuo team (sui social media e paesaggi legali, nonché la tua organizzazione e i tuoi valori) per rispondere adeguatamente sui social media?

# 2: Concentrati sulla creazione di cultura

I social media sono organici. Cambia ogni giorno. È improbabile che le politiche burocratiche abbiano successo. Invece, vogliamo una cultura dell'innovazione, condivisione di idee, risoluzione dei problemi e creatività. Esiste un collegamento diretto tra la cultura organizzativa interna e le politiche. In effetti, le politiche che scriviamo danno forma alla nostra cultura.

Mentre scrivi le tue politiche, includere processi che rafforzano una cultura della valutazione e dell'apprendimento. Ecco alcune domande da considerare:

• Chi fa parte del tuo team di social media?
• Quante volte si incontrano?
• Come sono problemi / sfide affrontate e da chi?
• Come documentare l'apprendimento di gruppo?
• Come faremo valutare i nostri successi e imparare dai nostri fallimenti?

Nelle tue politiche puoi riconoscere i valori culturali dei social media di trasparenza, coerenza, connessione, creatività e tempestività. Con questi valori in mente, costruire processi che enfatizzano la formazione, il supporto e la valutazione.

Se il concetto di cultura dei social media è nuovo per te, dai un'occhiata al 26 Promettenti statistiche sui social media per le piccole imprese. Offre un'ottima panoramica del panorama dei social media e del motivo per cui influisce sulle aziende.

# 3: Considera le ramificazioni legali, compreso il National Labour Relations Review Board (NLRB)

Molti dei casi giudiziari che emergono sui social media sono questioni relative ai rapporti di lavoro. Il National Labour Relations Act (NLRA) è stato emanato principalmente per proteggere i diritti di organizzazione dei dipendenti.

Tradizionalmente, l'organizzazione dei dipendenti avveniva di persona o per telefono. Con l'avvento dei social media, avviene anche online. Non importa se i dipendenti sono sindacalizzati o meno; hanno il diritto di discutere le condizioni di lavoro con i colleghi.

Ciò significa che anche una conversazione casuale su Facebook sulle condizioni di lavoro può essere protetta dall'NLRA. Ogni situazione è diversa, ma la linea di fondo è questa: fare molta attenzione nel dire ai dipendenti cosa possono e non possono fare sui propri siti di social media personali. Questa lingua può rapidamente ritorcersi contro.

Nell'agosto 2011, il NLRB ha emesso una nota per 14 di questi casi. Questo memo ha fornito spiegazioni dei casi, nonché il ragionamento alla base delle decisioni prese. Lo consiglio vivamente ai datori di lavoro leggi questo memo e condividilo con tutti i membri del team dei social media.

# 4: Separare le politiche generali dalle linee guida specifiche del sito

Il panorama dei social media cambia ogni giorno. Se le tue politiche sono strettamente focalizzate su uno specifico sito di social media, saranno obsolete abbastanza rapidamente. In generale, la politica dovrebbe concentrarsi sul quadro generale: chi fa cosa (ruoli e responsabilità), una panoramica generale di come possono / non possono farlo (conformità legale e marchio, ad esempio) e perché lo facciamo affatto (scopo e valori).

È possibile creare linee guida scritte separate per registrare le specifiche essenziali di un determinato sito di social media. Queste linee guida aiutano enormemente in caso di turnover del personale. Il processo di la stesura di linee guida aiuta anche il personale a capire e spiegare meglio cosa sta facendo e come.

# 5: non reinventare la ruota

È probabile che tu abbia già molte politiche interne in atto che si applicano alle attività sui social media. Ciò include le politiche sulla privacy, i consensi delle foto, l'utilizzo di Internet, l'utilizzo del telefono cellulare e molti altri.

Puoi fai riferimento a queste politiche nelle tue politiche sui social media, prendendo nota in particolare di eventuali differenze nell'applicazione che potrebbero essere necessarie con i social media.

Ad esempio, le norme sull'utilizzo del telefono cellulare potrebbero attualmente non discutere l'uso di foto dalle fotocamere dei telefoni cellulari. Grazie a geotagging, le foto scattate dai telefoni cellulari contengono quasi universalmente una codifica digitale che tradisce la tua posizione esatta alla data e all'ora della foto. Se carichi una foto scattata dalla fotocamera di un telefono cellulare sui tuoi siti di social media, potresti fornire più informazioni del necessario.

Una politica sui social media potrebbe tenerne conto richiedendo al personale di farlo utilizzare un software per rimuovere le foto dalle informazioni di geotagging prima che le foto possano essere pubblicate.

# 6: includere regolamenti esterni

La maggior parte delle normative legali (comprese HIPAA, FERPA, equo impiego, ecc.) Sono in vigore sia online che offline. Utilizzare le politiche sui social media per ricordare ai dipendenti che queste normative devono essere rispettate. Dove possibile, fornire esempi espliciti di quali tipi di comportamento non sono accettabili.

P.S.: Questo è un buon momento per riflettere sulla formazione sulla conformità aziendale. I social media influenzano quasi ogni aspetto della nostra vita e delle nostre attività. Se la tua formazione su privacy, riservatezza, branding, ecc., Attualmente non parla dei social media, è il momento di includerla.

# 7: crea due criteri

È considerata una buona pratica hanno due politiche sui social media: una per i dipendenti che utilizzano i social media per il proprio lavoro e una per i dipendenti che utilizzano i social media nella loro vita personale.

La prima politica, incentrata sulle attività legate al lavoro, dovrebbe coprire tutto ciò di cui abbiamo discusso qui: definire il tuo team, articolare ruoli e responsabilità, linee guida di branding e chiarire quali politiche interne ed esterne devono essere rispettate.

La seconda politica, concentrandosi sui dipendenti che utilizzano i social media nella loro vita personale, dovrebbe fornire ai dipendenti informazioni su ciò che possono e non possono dire sulla tua azienda sul loro sito personale.

Alcune organizzazioni, comprese le organizzazioni militari e l'assistenza sanitaria, vorranno farlo essere molto specifici su ciò che i dipendenti non possono condividere online.

Ad esempio, i segreti commerciali, le informazioni sui clienti e persino l'ubicazione dei dipendenti potrebbero essere mantenuti strettamente riservati. Altre organizzazioni vorranno farlo incoraggiare i dipendenti ad agire come ambasciatori del marchio. Alcuni arrivano addirittura a fornire indicazioni su come parlare dell'azienda online. Comunque vorresti che lo facessero i tuoi dipendenti discutete (o non discutete) la vostra azienda online, date loro una guida.

Due parole di cautela: 1) È pericoloso richiedere ai dipendenti di utilizzare i propri account personali sui social media per connettersi con la tua azienda online. Possono scegliere di farlo, ma lascia che sia la loro scelta. L'ultima cosa che un manager vuole è imparare di più sulla vita privata di un dipendente di quanto lui / lei abbia bisogno di sapere. 2) Prima di scrivere la politica, rileggi il suggerimento n. 3 e il promemoria del National Labor Relations Review Board. Potrebbe farti risparmiare un sacco di mal di testa lungo la strada.

# 8: enfatizzare l'istruzione

I confini tra la nostra vita personale e professionale si stanno sfumando. La maggior parte dei dipendenti non ha pienamente compreso le sfide che potrebbero sorgere a causa della diminuzione della privacy. Il vecchio detto era, "Quel che succede a Las Vegas, resta a Las Vegas." Oggi, una dichiarazione più accurata è, "Quello che succede a Las Vegas, rimane su Facebook."

Leggendo i casi giudiziari che vengono fuori sui social media, mi sembra che molti dei casi nascano per ignoranza, non per cattiveria, da parte del dipendente. Molti dipendenti non hanno riflettuto a fondo sulle conseguenze del loro comportamento cibernetico. Fornendo istruzione sulla sicurezza informatica al proprio personale, i datori di lavoro prevengono i problemi prima che inizino.

Proprio come hai due politiche, una per le attività legate al lavoro e una per i dipendenti che utilizzano i social media nella loro vita personale, anche la formazione dei dipendenti può prendere due tracce:

• Fornire formazione relativa al lavoro al personale impegnato nei social media per conto dell'organizzazione. Una formazione continua e regolare aiuta a mantenere la tua organizzazione aggiornata e offre al personale l'opportunità di entrare in contatto con altri sul campo.
• Istruire tutto il personale sulla sicurezza in Internet. Questa educazione potrebbe includere come proteggerci dalla criminalità informatica e come stabilire e proteggere la nostra reputazione online.

Quando si tratta di comportamento cibernetico responsabile, i datori di lavoro hanno un'opportunità unica di istruire piuttosto che dare mandato. Questo impegno dimostra rispetto per i dipendenti. I dipendenti si sentono apprezzati, fidati e ispirati. Tutti ne traggono vantaggio.

# 9: chiedi a un avvocato di rivedere la politica

La consulenza legale è fondamentale. È facile fare passi falsi, soprattutto nei settori dei rapporti di lavoro. Accertati di chiedi ad un avvocato che abbia esperienza nella zona - il tuo amico avvocato fiscale non sarà di grande aiuto.

La revisione legale può essere costosa; tuttavia, una causa sarebbe esponenzialmente più costosa.

# 10: non lasciare che raccolga polvere

Il cyber-ambiente cambia frequentemente. Le politiche sui social media dovrebbero essere riviste almeno ogni sei mesi. Consenti a tutti i membri del team di rivedere la politica separatamente e poi insieme.

Chiedetevi, è ancora rilevante? Questo ci aiuta a fare il nostro lavoro? Come è cambiato recentemente l'ambiente dei social media? Ci sono aggiornamenti legali applicabili?

Le politiche sui social media non sono la parte più entusiasmante dei social media; tuttavia, se sono sviluppati bene, possono supportare, responsabilizzare e coinvolgere il personale mentre a loro volta coinvolgono i tuoi clienti.

Quali sono i tuoi pensieri? Qual è il tuo miglior consiglio per un'azienda che scrive una politica sui social media? Si prega di lasciare domande e commenti nella casella sottostante.