Come creare e utilizzare le cartelle di ricerca in Outlook 2010

In Outlook 2010, Cerca cartelle ti consente di recuperare email simili su uno o tutti i tuoi account con un solo clic. Le cartelle di ricerca sono simili alle playlist intelligenti in iTunes e Windows Media Player e alle ricerche salvate in altre applicazioni di produttività. Ad esempio, una cartella di ricerca può mostrare dinamicamente tutta la posta non letta, tutta la posta che è stata contrassegnata per il follow-up o tutta la posta proveniente da una determinata mailing list o mittente, ecc. Le cartelle di ricerca sono incredibilmente facili da configurare e personalizzare. Continua a leggere per imparare come farlo.

Primo passo

Avvia Outlook ed espandi un account o il tuo File di dati di Outlooke. Nella parte inferiore di ogni albero dell'account, noterai un'icona che dice Cerca cartelle.

Passo due

Pulsante destro del mouseCerca cartelle nell'account a cui desideri applicare la ricerca e ClicNuova cartella di ricerca .... Se desideri che la cartella di ricerca sia generata da tutti i tuoi account, Pulsante destro del mouseCerca cartelle sotto File di dati di Outlook.

Terzo passo

Scegli i criteri per la tua cartella di ricerca e Clicok.

Outlook 2010 ha già una serie di utili predefiniti per le cartelle di ricerca. Quelli che potresti voler aggiungere includono:

• Posta non letta
• Posta contrassegnata per il follow-up
• Email importante
• Posta con allegati

Alcune cartelle di ricerca richiedono criteri, come "Posta con parole specifiche“. Questo è in realtà uno dei miei tipi preferiti di cartelle di ricerca. Selezionare esso e ClicScegliere… per inserire le stringhe di ricerca e le parole da restituire con la cartella di ricerca.

Puoi inserire più parole chiave. Outlook inserirà "o" tra ciascuna, quindi un'e-mail verrà visualizzata nella cartella di ricerca se contiene una delle parole o stringhe che scegli qui.

In fondo c'è un'opzione per una cartella di ricerca personalizzata che ha una quantità infinita di criteri personalizzabili che puoi aggiungere, un'ottima opzione per utenti esperti.

Fase quattro

Clicok al termine dell'impostazione della cartella di ricerca e dei relativi criteri. Nota: è possibile modificare le cassette postali e i calendari da cercare utilizzando il menu a discesa in basso.

Fase cinque

Clic sul tuo nuovo Cerca cartella per visualizzarne i contenuti.

Nota: Le cartelle di ricerca non si aggiornano dal vivo: dovrai aggiornarle o fare di nuovo clic per ripopolarle. Ad esempio, se hai una cartella di posta non letta, i messaggi non scompariranno dalla cartella mentre li leggi. Dovrai aggiornare la cartella per rimuovere gli elementi letti. Detto questo, le Cartelle di ricerca possono essere un enorme risparmio di tempo e, secondo me, sono un modo migliore di organizzare le tue e-mail piuttosto che assegnarle a cartelle statiche.