Come impostare un flusso di lavoro DM Instagram: Social Media Examiner

Ti stai chiedendo come gestire al meglio tutti i messaggi diretti (DM) di Instagram che ricevi? Vuoi utilizzare i DM per entrare in contatto con follower e clienti?

In questo articolo imparerai come impostare un flusso di lavoro DM di Instagram che ti consente di gestire in modo professionale e con successo i messaggi diretti per le aziende.

# 1: determina il tono per le risposte DM di Instagram

Molte persone pensano che l'impatto di un marchio si verifichi durante la conversazione di un cliente con un'azienda, ma in realtà è la sensazione residua che le persone escono a definire chi sei come marchio. Ecco perché è importante parla con il tuo team di come vuoi che le persone si sentano dopo aver avuto interazioni con i tuoi dipendenti che si confrontano con i clienti.

Se vuoi lasciare ai clienti un'impressione di professionalità, potresti indirizzarli a un indirizzo email per continuare formalmente una conversazione. Funzionerebbe perfettamente se hai bisogno di coinvolgere altre persone nella conversazione o di riconoscere ufficialmente un reclamo.

Se vuoi che le persone considerino il tuo marchio amichevole e divertente, potresti rispondere a una domanda del cliente con emoji, espressioni colloquiali, GIF o chiacchiere scherzose. Assicurati che tutti coloro che gestiscono i tuoi DM di Instagram (e la tua attività in generale) conoscano e capiscano l'impressione che vuoi lasciare.

Ecco cosa abbiamo incollato su un poster nel nostro ufficio: "Immagina di essere seduto in un bar sul tetto al tramonto a bere un cocktail e ridacchiare con il tuo migliore amico. Stai spiegando come usare Instagram sotto un albero coperto di lucine. Sei un insegnante incoraggiante, bizzarro, premuroso e disponibile e non molto convenzionale. "

Se sei già su Instagram da un po 'di tempo, rivisitare le basi può ripristinarti per un maggiore successo con i DM.

# 2: crea un flusso di lavoro DM di Instagram

Con un team più piccolo di poche persone, puoi provare una serie di opzioni per condividere la tua casella di posta di Instagram. Per esempio:

• Una persona copre i giorni feriali e qualcun altro copre il fine settimana.
• Dividi la settimana a metà e chiedi a ogni persona di gestire un pezzo.
• Assegna giorni della settimana a persone diverse per gestire tutti i DM di Instagram.

Man mano che la tua azienda, il tuo team e i DM crescono, dovrai implementare un flusso di lavoro più stretto per gestire la tua casella di posta. Una tattica che può aiutare è utilizzare il sistema di flag di Instagram.

Se stai aspettando una risposta da un cliente o hai bisogno di assistenza da un altro membro del team prima di rispondere, utilizza un flag. So che è popolare mantenere gli elementi contrassegnati come "non letti", ma quando condividi un account o gestisci l'account di un cliente, non è raro che qualcuno si intrufoli per vedere cosa sta succedendo e dimentichi accidentalmente di contrassegnare il messaggio come non letto ancora. Una bandiera lo mantiene pulito per tutti.

Ecco come utilizzare un sistema di flag per i tuoi DM di Instagram. Per segnalare una conversazione, apri la conversazione DM e tocca l'icona della bandiera.

Per trovare le conversazioni che hai segnalato, vai alla tua casella di posta Instagram. Poi tocca l'icona a destra della casella di ricerca e selezionare Contrassegnato dal menu a comparsa. I messaggi contrassegnati hanno un triangolo arancione nell'angolo in alto a destra.

Esistono molti modi per gestire i messaggi nella posta in arrivo di Instagram. Tu e il tuo team potreste provare diverse tecniche per vedere cosa funziona meglio per voi.

Se non è possibile rispondere a qualcosa all'interno della posta in arrivo o è necessario più tempo per indagare, chiedere all'utente un indirizzo email in modo da poter assegnare un ticket per la risoluzione dei problemi per loro conto. Fagli sapere che li aggiornerai il prima possibile. Gli utenti possono vedere se hai letto il loro messaggio, quindi è importante riconoscere che sono stati ascoltati e hai bisogno di un po 'di tempo in più per indagare.

Ricorda, è responsabilità del team garantire che questi messaggi diretti vengano cancellati dalla posta in arrivo e risolti.

# 3: impostare un tempo per l'accordo sul livello di servizio (SLA)

I social media stanno diventando sempre più un mondo di gratificazione immediata. Per fortuna, la maggior parte delle persone capisce ancora che è impossibile per le aziende sedersi su Instagram tutto il giorno per rispondere immediatamente alle domande.

È fondamentale per la tua azienda avere uno SLA e rispettarlo. Consiglio di non impiegare più di 6-10 ore per rispondere a un DM su Instagram (è qui che avere una squadra aiuta). Naturalmente, la velocità con cui rispondi può dipendere dal tipo di richiesta.

Se un utente è pronto per l'acquisto ma deve prima fare una domanda veloce, è meglio rispondere subito per capitalizzare gli acquisti d'impulso. Tuttavia, se un utente ha un problema che non è stato risolto, raggiungerlo entro un periodo di tempo ragionevole riduce il rischio di recensioni negative o di essere chiamato pubblicamente nei forum o sui social media. Ti dà anche l'opportunità di trasformare l'esperienza e creare un fan fedele.

Sfortunatamente, più veloce può essere migliore. Sono fermamente convinto che tu scelga come gestire la tua giornata; la tua giornata non ti trascina. Assegna orari nel calendario per controllare i messaggi diretti in modo da non essere tolto dal compito o dimenticare.

# 4: Seleziona elementi di risposta pronti per l'uso

Una volta che il tuo team comprende la propria responsabilità nella gestione dei tuoi DM di Instagram, devi fornire loro gli strumenti per svolgere il loro lavoro nel modo più efficace e rapido possibile. Ecco alcune cose da includere nel tuo toolkit DM di Instagram.

Citazioni di marca

Spiega i detti bizzarri comuni nella voce del tuo marchio. Potresti usare "Yikes!" quando qualcosa non è andato secondo i piani.

GIF, GIF e altre GIF!

Piuttosto che selezionare il file GIF puoi usare nella tua casella di posta di Instagram, chiarisci quali tipi di GIF non desideri utilizzare. Se vuoi che i tuoi messaggi assumano il tono di una conversazione con un amico, potresti usare reazioni facciali espressive e scintillii, ma non GIF di persone che cadono e si fanno del male.

Brand Emojis

Scegli 10 o più emoji che si adattano al tuo marchio e utilizzali in modo coerente in tutti i tuoi post, storie, didascalie e messaggi diretti. Prendi in considerazione la sensazione che gli emoji creano, la diversità degli emoji delle persone che selezioni e la frequenza di utilizzo. Tutti questi fattori possono rafforzare il messaggio del tuo marchio.

Essendo chiaro su come desideri che il tuo marchio appaia all'esterno, il tuo team, il tuo marchio e la pagina Instagram hanno le migliori possibilità di essere costantemente affascinanti.

Risposte rapide

Il Risposte rapide di Instagram la funzione ti consente di impostare risposte predefinite per le domande frequenti tramite i DM di Instagram. La chiave è far sembrare questi messaggi umani, non come se avessi appena copiato e incollato il messaggio. Gli utenti vogliono essere trattati in modo personale e in genere possono annusare una risposta copia / incolla a un miglio di distanza. L'aggiunta di alcune personalizzazioni (come un nome) alle tue risposte rapide aiuterà.

Per utilizzare questa funzione, apri i tuoi Profilo aziendale di Instagram e tocca l'icona nell'angolo in alto a destra (con le tre linee sopra). Poi tocca Impostazioni nella parte inferiore del menu a comparsa.

Scorri verso il basso fino a Impostazioni aziendali e tocca Risposte rapide.

Poi tocca Nuova risposta rapida.

Adesso digita il tuo messaggio e immettere un nome / parola chiave per la scelta rapida che vuoi usare per la risposta.

Quando hai finito, tocca Fine e la tua risposta verrà aggiunta all'elenco delle risposte rapide con il nome del collegamento.

Conclusione

Gestire la posta in arrivo di Instagram della tua azienda può essere difficile. Se non sei in cima alle cose, puoi lasciare che i potenziali clienti si sentano ignorati, inascoltati e delusi dall'esperienza di interagire con il tuo marchio.

Che tu stia gestendo i tuoi DM di Instagram da solo, con un team o esternalizzando l'attività, hai bisogno di un piano solido per assicurarti di trovarti come un'azienda di livello mondiale su Instagram.

Più pubblichi su Instagram, più DM riceverai. Invece di ignorarli, sentirti ansioso o ignorarli, seguire questi passaggi ti aiuterà imposta un flusso di lavoro per gestirli mentre crei fan entusiasti (e clienti più attivi) in processi.

Cosa ne pensi? Qual è il tuo stile di gestione dei DM di Instagram? Hai qualche tecnica da aggiungere a questo elenco? Per favore condividi i tuoi pensieri nei commenti qui sotto.

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