Come creare un processo di gestione dei contenuti con Trello: Social Media Examiner

Sviluppate più contenuti contemporaneamente?

Cerchi un modo migliore per organizzare e gestire i tuoi contenuti?

Che tu stia lavorando da solo o con un team che gestisce i contenuti per i clienti, è essenziale avere un sistema in atto per garantire che tutto ciò che pubblichi sia gestito correttamente dall'ideazione attraverso promozione.

In questo articolo, lo farai scopri come gestire i tuoi contenuti con Trello.

Ascolta questo articolo:

Dove iscriversi: Podcast di Apple | Google Podcast | Spotify | RSS

Scorri fino alla fine dell'articolo per i collegamenti alle risorse importanti menzionate in questo episodio.

# 1: crea un account Trello

Per iniziare, devi crea un account Trello gratuito. Fortunatamente, l'account gratuito offre tutte le funzionalità di cui avrai bisogno Gestione dei contenuti.

# 2: capire come strutturare il tuo Trello

Una volta effettuato l'accesso, puoi creare quanto segue come titolare di un account gratuito.

Puoi creare un numero illimitato di team per mantenere organizzati gruppi specifici di progetti.

Ad esempio, in termini di gestione dei contenuti, potresti volere quanto segue:

• Se hai una grande azienda, crea più file squadre in modo che ogni team abbia il proprio set di bacheche per gestire i propri blog, come il blog del team di vendita, il blog del team di marketing, il blog del team di sviluppo, il blog del team di supporto, ecc.
• Se hai un'agenzia, crea più team in modo che un team rappresenti il ​​blog della tua agenzia e il resto dei team rappresenti i blog dei tuoi clienti.
• Se sei solo tu come proprietario di una piccola impresa, crea un team per il tuo blog personale e un team per il tuo blog aziendale.

Puoi aggiungi un numero illimitato di membri al tuo account nelle squadre che hai creato.

Puoi anche creare un numero illimitato di schede. Le bacheche possono essere visibili a membri specifici, team specifici o pubblicamente a chiunque disponga di un collegamento. I membri con accesso a una bacheca possono iscriversi a quella bacheca e ricevere notifiche su eventuali modifiche alla bacheca.

All'interno di ogni bacheca, puoi avere un numero illimitato di elenchi. I membri con accesso alla bacheca possono iscriversi a elenchi specifici per ricevere una notifica quando qualcosa nell'elenco è stato aggiornato.

All'interno di ogni elenco, puoi avere un numero illimitato di tessere e assegnarle ai membri. Le carte possono hanno date di scadenza, più etichette e una descrizione principale.

Possono anche contenere un thread di discussione in cui puoi menzionare membri specifici, includere più allegati ed elenchi di controllo con elementi di attività che possono essere datati ed essere collegati a membri specifici.

Come puoi vedere, Trello ha molte opzioni per organizzare un sistema di gestione dei contenuti, da semplici a molto complesse. Gli ultimi due screenshot provengono da pannelli di gestione dei contenuti di esempio per il calendario editoriale di Trello.

Puoi anche esaminare esempi pubblici di Calendario editoriale di ReadWrite, Il Newsletter settimanale del Changelog, Guest Writer Management di WP Curve, e Idee per post sul blog di Buffer.

Ora, ecco alcuni modi per utilizzare Trello per la tua gestione dei contenuti.

# 3: crea un'idea semplice e una scheda di processo

Se sei solo tu o un team di persone che hanno bisogno di gestire le idee, usa Trello per creare un consiglio di gestione delle idee. Per farlo, fare clic sull'icona + accanto alla foto del profilo per aggiungere una nuova bacheca.

Poi assegna un nome alla tua bacheca e (facoltativamente) collegala a un team.

Dentro la tua tavola, puoi aggiungi tutti gli elenchi che desideri in base a come prevedi di organizzare i tuoi contenuti. Ad esempio, se hai idee di contenuto per i post del blog, ebook, video, e podcast, creare un elenco per ogni tipo di contenuto. Quindi avere un elenco per In corso, un elenco per In revisione e un elenco per Pubblicato.

Puoi usa i tuoi elenchi per rappresentare dove si trova il contenuto nel processo e usa le etichette a colori. Per esempio, usa il verde per i post del blog, il giallo per gli ebook, l'arancione per i video e il rosso per i podcast.

O puoi usa i tuoi elenchi come categorie di argomenti e le tue carte come idee specifiche. Poi avere un elenco per In corso, un elenco per In revisione e un elenco per Pubblicato.

Il punto è che non ci sono regole. È solo questione di quale configurazione è più facile da capire e gestire per te e il tuo team.

Ricorda che man mano che le tue carte e le tue liste crescono, finiranno per uscire dallo schermo. Quindi, potresti facilmente dimenticare le carte in fondo alla lista e le liste alla fine del tabellone se non sono gestite con cura. Quindi tienilo a mente quando organizzi.

# 4: invita gli autori a rivendicare gli argomenti

Se hai scrittori interni, scrittori freelance, blogger ospiti o qualche altra combinazione di scrittori, è importante per assegnare argomenti agli scrittori o consentire agli scrittori di rivendicare gli argomenti a cui sono più interessati, a seconda del tuo preferenza. Altrimenti, questi argomenti non verranno mai sviluppati.

Per assegnare argomenti agli scrittori o fare in modo che gli scrittori rivendichino argomenti, gli autori devono essere membri del consiglio con impostazioni normali in modo che possano visualizzare e modificare le schede. Per aggiungere membri alla tua bacheca, fare clic sul collegamento Mostra menu sotto la foto del profilo sulla bacheca e fare clic sul pulsante Aggiungi membri. Poi invitare i membri digitando il loro nome o indirizzo e-mail.

Se hanno già un account Trello, verranno visualizzati automaticamente. In caso contrario, Trello li inviterà a creare un account gratuito. Una volta che sono membri del consiglio, puoi aggiungerli come membri della scheda per l'assegnazione a un argomento di contenuto.

Puoi vedere tutte le attività all'interno del forum tra i membri e gli amministratori quando si fa clic sul collegamento Mostra menu sotto la foto del profilo. Questo registro delle attività non può essere modificato e mostra tutto ciò che accade all'interno delle carte, inclusa l'archiviazione delle carte da parte di altri amministratori.

Se consenti agli scrittori di rivendicare argomenti, assicurati di farlo creare regole, come gli scrittori non possono rivendicare più di un numero specificato di argomenti e che gli argomenti devono essere consegnati entro un determinato periodo di tempo. Potresti anche volerlo specificare che quando uno scrittore rivendica un argomento, deve impostare la data di scadenza per un certo numero di giorni fuori.

Altrimenti, uno scrittore potrebbe rivendicare un argomento caldo, ma non consegnarlo mai. Poi un altro scrittore perde l'argomento e il tuo blog perde la copertura.

Se tu assegnare argomenti agli scrittori, essere sicuri di utilizzare la funzione data di scadenza. Ciò rende chiaro quando un argomento è dovuto nella tua lista.

# 5: usa le schede modello

Vuoi fare un passo avanti oltre la semplice aggiunta di idee per argomenti alle schede? Perché non creare un modello di scheda che viene utilizzato per ogni pezzo di soddisfare che va in produzione? Questo ti assicura segui un processo specifico per ogni contenuto creato per te o per i tuoi clienti.

Potresti inizia con gli elenchi di modelli, idee di contenuto, in corso, in revisione, pubblicati e promossi.

Il tuo modello di post sul blog, ad esempio, lo farebbe includere elenchi di controllo per garantire che il post del blog soddisfi gli standard e che sia corretto procedure di promozione vengono implementati una volta pubblicato il post.

Dopo che gli scrittori hanno scelto un'idea di contenuto, gli editori di contenuti possono farlo utilizzare il pulsante Copia sulla scheda del modello del post del blog per creare una copia di questo modello da aggiungere all'elenco In corso.

Da lì, possono aggiungere il membro e l'assegnazione della data di scadenza e avere una scheda dedicata a quel particolare post del blog. Ogni membro può quindi aggiornare la data di scadenza in base al processo.

Ad esempio, una volta che gli autori hanno inviato una bozza, sanno di cambiare la data di scadenza a cinque giorni prima e di assegnarla a un editore specifico per la revisione quando la spostano nell'elenco In revisione.

Una volta che gli editori lo hanno, possono assegnarlo a una data specifica da pubblicare e quindi assegnarlo a un membro specifico per la promozione.

Puoi creare modelli simili per ulteriori tipi di contenuto in modo che ogni contenuto venga sottoposto a un processo rigoroso per garantire la qualità e l'esposizione una volta pubblicato.

# 6: usa commenti e allegati come necessario

Trello ti consente di avere fino a 10 MB di file allegati con account gratuiti. So personalmente che alcuni dei miei post superano tale limite in base al numero di immagini.

A seconda del tipo di contenuto che crei, potresti essere in grado di farlo conserva gli allegati dei contenuti all'interno delle schede Trello o potrebbe essere necessario utilizzare servizi esterni come Google Drive per rimanere entro i limiti dell'account Trello gratuito.

Se usi Google Drive, ti consente di condividere i link ai documenti all'interno dei commenti della tua scheda Trello per assicurarti che tutta la discussione per ogni parte di contenuto sia contenuta nella scheda.

Questo potrebbe essere utile se stai cercando informazioni di contatto per un riferimento o preventivo specifico, motivi per cui hai deciso di apportare una modifica particolare al post o altri dettagli che potrebbero tornare utili in futuro soddisfare.

In conclusione

Come puoi vedere, Trello offre un potente sistema per la gestione dei contenuti, sia che tu stia cercando un luogo semplice per archiviare idee o un sistema per garantire che ogni parte di soddisfare che produci soddisfa standard specifici.

Cosa ne pensi? Usi Trello per la gestione dei contenuti? Qual è stata la tua esperienza finora? Fateci sapere nei commenti!