Come scrivere una politica sui social media per responsabilizzare i dipendenti: Social Media Examiner

La tua azienda ha una politica sui social media?

I dipendenti sono confusi su ciò che possono e non possono pubblicare?

Le politiche sui social media devono soddisfare i requisiti aziendali e legali, ma dovrebbero includere opportunità aperte per i dipendenti per supportare i tuoi sforzi sui social media.

In questo articolo lo farai scopri come creare una politica sui social media che scateni la partecipazione dei dipendenti.

Perché una politica sui social media?

La ricerca mostra che la maggioranza dei dipendenti è disposta a condividere le informazioni aziendali, ma non è sicura di cosa condividere perché non vuole finire nei guai.

Una politica costruttiva sui social media a livello aziendale lo farà rispondere alle domande e incoraggiare i dipendenti ad aggiungere supporto sui social media quando possibile.

L'obiettivo di questo articolo è aiutarti a sviluppare una politica che sia accogliente, non travolgente. Ecco nove componenti di una politica sui social media efficace e responsabilizzante.

# 1: considera la cultura aziendale

La tua cultura aziendale è stata costruita negli anni. Definisce le convinzioni, i comportamenti e le aspettative dell'azienda. Tienilo a mente mentre ti prepari a scrivere (o riscrivere) una politica sui social media.

Scopri quali altre politiche aziendali (ad esempio, risorse umane e IT) potrebbero sovrapporsi ai tuoi nuovi sforzi sui social media.

Sia che le politiche esistenti coprano informazioni riservate, molestie, tecnologia, conservazione dei dati o altre attività, assicurati di te sapere quali ti aspetti di integrare nei principi dei social media.

La domanda ora diventa: come pensate di incorporare quelle politiche (possibilmente severe) con una nuova politica intesa a incoraggiare un maggiore coinvolgimento dei dipendenti sui social media?

Le aspettative esistenti dell'azienda devono essere trasferite nella nuova politica per evitare confusione, condivisione eccessiva e rischi aziendali.

# 2: Ottieni il buy-in esecutivo e dipartimentale

Organizza una riunione e invita le principali parti interessate all'interno della tua organizzazione e delegati dei dipartimenti necessari. Come minimo, assicurati di farlo avere rappresentanti delle risorse umane, legali, delle comunicazioni e della tecnologia dell'informazione.

Durante la riunione, discutere la redazione della politica e il processo di approvazione. Enfatizzare il potenziale dei dipendenti socialmente attivi—L'importanza di condividere annunci e lanci di prodotti, possibile ascolto e coinvolgimento in prima linea e condivisione di annunci di reclutamento.

Sottolinea nuovamente i tuoi punti condividendo storie di successo di aziende con dipendenti socialmente responsabili come Dell, Cisco o altri legati alla tua nicchia.

# 3: Determina l'ambito

Una politica ben scritta inizia con un piano fermo. La definizione dell'ambito della tua politica sui social media guida l'intero processo e le eventuali modifiche successive.

Rispondi a queste domande: L'azienda desidera che più policy siano indirizzate a vari reparti e reti; una politica dettagliata combinata; o una politica generale da applicare all'azienda nel suo complesso?

Come stai decidendo, tieni presente che la politica che stai scrivendo è per "dipendenti generici. " Dovrebbe esserci una politica separata che si applichi esclusivamente al team dei social media (con un margine di manovra aggiuntivo poiché sono a capo dei progetti). La politica del team dei social media dovrebbe includere almeno una guida di stile, un playbook e una strategia interna.

Puoi lasciare queste disposizioni speciali fuori dalla tua politica generale per mantenerla breve.

# 4: leggi statali e federali della ricerca

Esplorare il modo in cui le leggi statali e federali influenzano la politica sui social media della tua azienda richiede tempo, ma è fondamentale. Non vuoi essere multato per non aver rispettato la legge.

Ricerca l'NLRB e altre leggi federali sul lavoro che possono proteggere i post sui social media. La Federal Trade Commission ha delle regole su come fare divulgazioni per approvazioni, recensioni e altre situazioni in cui il prodotto o il pagamento viene effettuato per menzioni sociali. Altre leggi vietare clausole di non denigrazione nei contratti con i clienti online.

Tieni d'occhio le preoccupazioni dei tuoi stakeholder e dei capi dipartimento. Ad esempio, poiché alcune aziende sviluppano politiche sui social media, affermano di aver bisogno dell'accesso ai nomi utente e alle password dei social media personali dei dipendenti per garantire la riservatezza aziendale.

Diciotto stati hanno emanato leggi che vietano ai datori di lavoro di richiedere nomi utente o password: Maine e Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, New Mexico, Oregon, Utah, Vermont e Washington (2013); California, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan e New Jersey (2012).

La Conferenza nazionale dei legislatori statali contiene alcuni dei migliori dettagli sugli stati che promulgano e considerano queste leggi. Il National Labour Relations Board "Protegge i diritti dei dipendenti di agire insieme per affrontare le condizioni di lavoro, con o senza un sindacato, comprese le discussioni sui social media per tali scopi."

In breve, assicurati di parlare con il tuo ufficio legale per assicurarti di non violare i diritti dei dipendenti.

# 5: chiarire le regole della politica

Il tuo obiettivo, ovviamente, è quello di responsabilizzare i dipendenti ad essere attivi sui social media canali e supportare l'azienda in modo positivo. Man mano che vai avanti, potresti scoprire che i dipendenti sono spesso disposti a condividere le informazioni aziendali, ma potrebbero non sapere cosa condividere o come.

Puoi aiutarli chiarendo problemi noti e chiedendo loro ulteriori domande sui social media.

Il crowdsourcing di queste domande garantisce che tutti siano sulla stessa pagina. Ad esempio, potresti pensare che i dipendenti abbiano domande sull'opportunità di condividere determinate pagine Web, quando in realtà hanno domande più basilari: dovrebbero apprezzare la pagina Facebook dell'azienda? L'azienda può vedere o incaricare i propri post personali?

Rispondi alle domande più comuni nel tuo documento.

# 6: indirizzo per uso professionale e personale

Ci sono una serie di domande da considerare riguardo all'uso professionale e personale dei social media. Quando i dipendenti possono utilizzare i social media durante la giornata lavorativa? Sono autorizzati a pubblicare aggiornamenti personali durante l'orario lavorativo (ad esempio, durante il pranzo o una pausa)?

Definisci il grado di utilizzo accettabile dei social media in ufficio. Alcune aziende hanno una doppia politica basata sul tipo di dipendente, ad esempio i professionisti del back-office e dell'amministrazione possono utilizzare i social durante l'orario lavorativo, ma i dipendenti orari no.

I dipartimenti direttamente coinvolti nel marketing sui social media dovrebbero disporre di disposizioni che consentano loro di accedere ai canali dei social media secondo necessità.

Indica se i dipendenti devono rivelare la loro associazione con l'azienda quando pubblicano le informazioni sulla società. Includere standard di pubblicazione accettabili per le persone che potrebbero essere viste come rappresentanti della tua azienda sui social media.

Incoraggiare aggiornamenti personali appropriati (fuori orario) quando si includono riferimenti aziendali. Ricorda, non puoi regolare ciò che i dipendenti fanno nel tempo libero, ma puoi dare suggerimenti.

# 7: Sii breve

Finora ti sei consultato con attori chiave; politica aziendale ricercata, leggi statali e federali; domande raccolte dai dipendenti; e linee guida stabilite per l'utilizzo dei social media durante l'orario lavorativo.

Quante informazioni potrebbero facilmente riempire un raccoglitore o due. Per la tua politica estesa va bene e dovresti averne una copia ospitata nei dipartimenti appropriati.

Tuttavia, se distribuisci questa politica completa ai dipendenti, è improbabile che la leggano: finirà su uno scaffale da qualche parte a raccogliere polvere.

Ancora più importante, se le linee guida sui social media sono più di due pagine, la maggior parte dei dipendenti sarà probabilmente confusa e sarà meno probabile che si impegni negli sforzi dei social media dell'azienda.

Distilla il più grande politica in linee guida brevi e di facile comprensione. In effetti, Ford ha una sola pagina che copre le parti più importanti della sua politica generale.

KPG ha creato un video di quattro minuti che spiega le linee guida sui social media. I primi due minuti familiarizzano i dipendenti con i social media e come vengono utilizzati per comunicazioni importanti con i clienti. Al segno delle 2:30 affermano succintamente come rappresentare l'azienda su quei canali.

Il mio consiglio per ridurre le dimensioni della tua polizza: invece di includere regole specifiche su riservatezza, molestie o altre aree già coperte dalle politiche esistenti, menzionarle brevemente e incoraggiare i dipendenti a leggere tali politiche separatamente.

Evita regole complesse in modo che i dipendenti abbiano più potere piuttosto che confusi.

# 8: formare i dipendenti

Anche dopo aver distribuito una versione breve delle linee guida sui social media, sarà necessario prenditi il ​​tempo per formare i dipendenti.

Quella formazione sarà senza dubbio includere discussioni franche sulle limitazioni. Rompi ogni negatività percepita includendo elementi ispiratori e potenzianti.

Rendi i social media rilevanti per i dipendenti spiegando che sono effettivamente utili per il business—Aiuta ad accelerare i cicli di vendita e ad aumentare i tassi di chiusura. I dipendenti potrebbero non rendersi conto che l'utente medio di Facebook ha 40 anni, non 14.

Includere questi elementi aiuta a motivare i dipendenti a iniziare sui social.

# 9: avvia la politica sui social media

Ti piace la torta? Certo, lo fanno tutti. Organizza una festa di lancio della politica sui social media per entusiasmare le persone e aumentare la consapevolezza sulla tua rinnovata attenzione al coinvolgimento dei dipendenti.

Distribuisci premi per le persone già coinvolte nel sociale. Puoi anche gamify la partecipazione creando un social media tracker su Intranet. Riconosci le principali star dei social media nelle e-mail aziendali o invia premi (se hai il budget).

Se tu rendilo divertente, le persone vorranno partecipare!

A voi

Elaborare una politica sui social media che soddisfi i limiti aziendali e legali, responsabilizzi i dipendenti ed è breve e dolce è un'impresa.

La gestione del suo sviluppo richiede l'ascolto di un numero di contributori e la distillazione delle parti importanti in un file breve, politica di facile comprensione che riduce il rischio per l'azienda e dà ai dipendenti la libertà di supportare il azienda.

La nuova politica può essere un grido di battaglia aiutare i dipendenti di tutta l'organizzazione a comprendere i social media, aumentare l'attività e contribuire a creare un'azienda più socialmente attiva.

Cosa ne pensi? Hai creato una policy aziendale sui social media? Quali articoli hai incluso? Fateci sapere nei commenti qui sotto!