Come prendere il controllo dell'e-mail usando la priorità e non disturbare

Sebbene pochi sosterranno che l'e-mail è uno strumento prezioso per la maggior parte delle organizzazioni, sempre più studi lo dimostrano troppa email può causare seri problemi di produttività ai propri dipendenti. Ad esempio, ricorda quel documento che ti è stato assegnato di scrivere, ma ci è voluto tre volte più del previsto perché ogni volta che ti concentri su di esso, una nuova email arriverebbe nella tua casella di posta. Invece di ignorarlo, ti sei sentito obbligato a rispondere e BANG!! Mancavano dieci minuti!

Per me, questo accade ogni 5 minuti alla mia scrivania (motivo per cui questo articolo ha impiegato 3 ore per scrivere), e non sarei sorpreso se il 99% di voi là fuori avesse una storia simile. Ecco perché ero entusiasta quando Microsoft ha rilasciato un nuovo plug-in di Outlook 2007 chiamato: Prioritizer e-mail.

La priorità di posta elettronica di Microsoft Outlook è a Gratuito scaricare dal nuovo di Microsoft OfficeLabs.

Nelle loro parole:

Stanco del sovraccarico dell'email? Email Prioritizer è progettato per aiutarti a gestire il sovraccarico delle e-mail con una funzione "non disturbare" e il posizionamento delle e-mail. Funziona con Outlook 2007 in esecuzione sul server Exchange.

Caratteristiche:

• Pulsante Non disturbare: interrompe la ricezione di e-mail per il periodo specificato
• Priorità e-mail: alla posta elettronica è assegnata una priorità basata su regole predefinite per aiutare a trovare le e-mail pertinenti

L'installazione è stata semplice e veloce:

La prima volta che avvii Outlook dopo aver installato il nuovo componente aggiuntivo, preparati ad attendere alcuni minuti mentre scansiona la tua e-mail e assegna le varie priorità.

Dopo l'apertura di Outlook dopo l'installazione, noterai una nuova barra degli strumenti nella parte superiore di Microsoft Outlook Cliente 2007. Le impostazioni sono piuttosto semplici. Puoi configurare l'impostazione "Non disturbare" a intervalli di 30 minuti fino a 4 ore OPPURE fino alla conclusione della riunione in cui ti trovi attualmente (come programmato in il tuo calendario di Outlook.) Inoltre, dalla barra degli strumenti, puoi anche configurare la modalità di visualizzazione della posta in arrivo in base alle priorità assegnate al messaggi di posta elettronica.

Puoi accettare le "Regole di priorità" predefinite o personalizzarle in base alle tue preferenze facendo clic sul pulsante Opzioni nella barra degli strumenti per la prioritizzazione della nuova posta elettronica.

Una volta qui è abbastanza semplice. Regola le impostazioni e fai clic su OK per salvare.

Uso il plug-in al lavoro da alcuni giorni. Fin qui tutto bene. Uso un metodo diverso per stabilire le priorità della mia casella di posta MA, la funzione “Non disturbare” ha già avuto un impatto molto positivo sulle mie abitudini di lettura e-mail / deskTime! Davvero MOLTO Groovy!

25/08/08 Aggiornamento

Questa mattina mi è stato richiesto da uno strumento di aggiornamento automatico di aggiornare Microsoft Email Prioritizer da V1.0.818.0 a 1.0.820.0. Le note menzionano che l'aggiornamento è destinato agli utenti che non dispongono di connessioni a Exchange server: